オフサイトミーティングとは?必要な準備と進め方を紹介

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オフサイトミーティングとは?必要な準備と進め方を紹介
オフサイトミーティングを計画する場合、社内の会議室で行うミーティングとは違って、さまざまな準備が必要です。また、ミーティングの目的によっては、オフサイトミーティング後に親睦会や打ち上げを行うケースもあるため、移動時間や食事の手配についても考えておきましょう。 そこで今回は、これからオフサイトミーティングを計画している方に向けて、必要な準備や進め方を紹介します。

オフサイトミーティングに必要な準備と進め方

オフサイトミーティングとは、会社から離れた場所や環境で行うミーティングのことで、立場や役職にとらわれず、参加者同士が思っていることなどを気軽に話し合うことで新たな発想やアイデアを生みだしたり、参加者同士の交流を深めることで、業務遂行のために協力し合える人間関係性を築きあげたりすることを目的としています。
オフサイトミーティングを計画するときは、事前準備をしっかりと行うことが大切です。

日時と場所を決める

オフサイトミーティングを計画する場合、まずは開催する日時と場所を決めましょう。
オフサイトミーティングの場合、社内の会議室で行うミーティングとは違って会場への移動時間もかかるため、参加者を比較的長い時間拘束することになります。あらかじめスケジュールを空けてもらう必要があるため、開催日時・場所の周知は早めにしておくことが大切です。
また、オフサイトミーティングを開催する会場は、社外ならどこでも良いというわけではありません。アクセスがしやすいかどうか、ミーティングに集中できる貸し会議室のような環境があるかどうか、設備や備品は揃っているかなど、どんなオフミーティングを行うのかをイメージしながら、適した会場を選ぶようにしましょう。

参加者への連絡

オフサイトミーティングの日時・場所が決まったら、参加者へ連絡をしましょう。
このとき、ミーティングのアジェンダや資料を一緒に送付するのがおすすめです。アジェンダにはオフサイトミーティングを行う目的はもちろん、話し合うテーマについても記載をしておき、必ず事前に目を通してもらいましょう。

進行表・タイムスケジュールを作成

参加者への日時・場所の連絡が終わったら、オフサイトミーティング当日の準備に入ります。
オフサイトミーティング当日の流れ・タイムスケジュールを作成するほか、当日の進行役(ファシリエイター)も選定もしておくと良いでしょう。
進行表やタイムスケジュールが完成したら、当日の予定を参加者へも事前共有しておくことで、ダラダラとミーティング時間を長引かせることなく、時間内で効率の良い話し合いをしようという意識が生まれます。また、進行役(ファシリエイター)は発言をしていない人に意見を求めたり、でてきた意見をまとめたりする役割を担い、オフサイトミーティングの活性化に役立ちます。

備品や機材の準備

オフサイトミーティングの内容によっては、ホワイトボードやプロジェクターなどの備品や機材が必要になることもあるでしょう。
会場となる貸し会議室などの場所にレンタル備品・機材があるかどうかを確認し、なければ事前に手配するなどの準備も必要です。

親睦会・打ち上げの準備

さまざまな役職の人が立場にとらわれずに意見交換ができるオフサイトミーティングには、社員同士の親睦を深めるという目的もあります。
オフサイトミーティングはオフィスから離れた場所や環境で行うため、いつもと同じミーティングであっても非日常感や解放感があり、普段は発言が少ない人の意見を聞くことができたり、新たなアイデアが生まれたりすることもあり、風通しの良い人間関係の構築や参加者の団結力が高まる効果が期待できるでしょう。
また、充実したオフサイトミーティングの後は、親睦会や打ち上げを開催し、食事をしながらより交流を深めるのもおすすめです。オフサイトミーティングの場所を選ぶときは、近くにレストランや宴会場があるかどうかも確認し、予約をしておきましょう。

オフサイトミーティングにおすすめのレストラン付き貸し会議室

オフサイトミーティング後に親睦会や打ち上げを計画する場合は、オフサイトミーティングの会場として、レストランが併設された貸し会議室を選ぶのもおすすめです。併設されたレストランで親睦会や打ち上げができれば、ミーティング後に徒歩や電車で移動する必要がなく、大人数で行うオフサイトミーティングでもスムーズに移動ができるほか、時間を有効に活用することができます。

例えばカンファレンスホテル「L stay&grow 南砂町」には、1~2階のカンファレンスエリアに大小さまざまの18室のカンファレンスルーム(貸し会議室)と広々としたレストランがあり、オフサイトミーティング後にそのままレストランで親睦会を開くことが可能です。
レストランには親睦会用のメニューもあり、セット、ビュッフェ、軽食など、要望に合わせて選ぶことができるほか、料金は飲み放題で1人6,600円~というリーズナブルさも魅力です。
コロナ禍でも安心してオフサイトミーティングと親睦会を開催していただけるよう、アルコール消毒液やアクリル板の設置はもちろん、天井埋め込み型空気循環ファンや24時間換気システムの導入など、飛沫感染や三密を避ける新型コロナウィルス対策も行っています。
さらに、L stay&grow 南砂町には217室の宿泊ルームもあるため、宿泊を伴うオフサイトミーティングの開催も可能です。宿泊型オフサイトミーティングの場合、ホテル内にあるレストランで1日3食の食事をとることができるほか、コーヒーブレイクでもご利用いただけます。

オフサイトミーティングの場所はL stay&grow 南砂町にご相談ください

L stay&grow 南砂町は、東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分の立地にあるカンファレンスホテルです。大小さまざまな18室のカンファレンスルーム(貸し会議室)があるほか、レストランや宿泊ルームも充実しているため、宿泊型のオフサイトミーティングにも最適です。カンファレンスルーム(貸し会議室)でご利用いただけるさまざまな備品のレンタルも行っております。
これからオフサイトミーティングを計画する担当者の方は、ぜひこの機会にカンファレンスホテル「L stay&grow 南砂町」を活用してみてはいかがでしょうか。
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