オンラインセミナーの開催に向けた準備やおすすめの場所を紹介

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オンラインセミナーの開催に向けた準備やおすすめの場所を紹介
オンラインセミナーは、インターネット回線とWeb会議ツールなどを利用してオンライン上で開催するセミナーのことです。コロナ禍で普及が一気に加速し、今では無料・有料問わず多くのセミナーがオンライン上で開催されています。 そこで今回は、オンラインセミナーのやり方、おすすめの場所について紹介します。オンラインセミナーの開催をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

オンラインセミナーとは

オンラインセミナーとは、インターネット回線とZoomなどのWeb会議ツールを利用し、撮影した動画と音声をオンライン上で配信しながら開催するセミナーのことを指します。
人と接することなく開催できるオンラインセミナーは、新型コロナウイルス感染症の拡大によってリアルイベントやセミナーが相次いで自粛を余儀なくされたことを背景に、近年普及が一気に加速した、比較的新しいセミナーのスタイルです。

オンラインセミナーの配信方法は、主に2種類あります。

リアルタイム配信

リアルタイム配信は、セミナーの開催時刻に合わせてリアルタイムで動画と音声を配信するというもので、ライブ配信とも呼ばれる配信方法です。
リアルタイム配信には、セミナーの情報を一方的に配信する一方向配信と、チャットツールなどを使って、参加者からの質疑応答をその場で行うことができる双方向配信があります。
特に双方向配信では、参加者とコミュニケーションを図ることができるため、オンラインセミナーではどうしても希薄になりがちな臨場感を持たせることにつながるメリットがあります。

オンデマンド配信

オンデマンド配信は、事前に撮影・編集しておいたセミナー映像を告知した日時に配信するという方法です。
ライブ配信とは違って、スライドなどの視覚効果の高いものをあらかじめ編集して配信することができるため、より充実したコンテンツを盛り込んだオンラインセミナーを行うことができます。
また、リアルタイム配信よりも当日のトラブルが起こりにくく、オンラインでもスムーズな開催がしやすいというメリットもあります。

オンラインセミナーのやり方

ここからは、オンラインセミナーのやり方について、準備の流れを紹介します。

日程・開催場所を決める

オンラインセミナーは事前にしなければいけないことが多いため、余裕を持ったスケジュールで、日程や開催場所を決めていきましょう。
インターネット回線を利用するオンラインセミナーの場合、開催場所としてはインターネット回線があることが必須条件です。そのため、単独で利用できる高速インターネット回線がある会場や、配信機材があらかじめ備わった会場を選ぶのがおすすめです。

Web会議ツールを決める

オンラインセミナーではWeb会議ツールを使って、配信することになります。
Web会議ツールを選ぶときは、大人数向けなのか少人数向けなのか、チャット機能や録画機能の有無など、セミナーの目的やプログラムに合わせて適したツールを選びましょう。

講師・プログラムを決める

オンラインセミナーで講義をする講師やプログラムの内容についても、できるだけ早めに決めておきましょう。
特に講師の選定は、社内に適任者がいない場合は外部から招くことも検討しなければいけません。人気講師はスケジュールがかなり先まで埋まってしまうため、できるだけ早く決めて、オファーするようにしましょう。

運営スタッフを手配する

オンラインセミナーの開催は、講師だけ用意すれば成り立つというものではありません。
当日の運営スタッフも早めに手配しておきましょう。
運営スタッフは事前準備から当日のオペレーション、セミナー後の顧客のフォローアップなどの役割があります。集客人数に合わせて十分な人数を確保していきましょう。
また、オンラインセミナー開催中、万が一カメラやマイクなどの機械トラブルに見舞われても落ち着いて対処できるよう、配信機材の操作ができるスタッフも手配しておくと良いでしょう。

当日使用する資料を用意する

オンラインセミナーの資料は、紙で配るのではなく、データで配布し、ダウンロードしてもらうのが一般的です。
サイズが大きすぎるとダウンロードに時間がかかる可能性があるため、できるだけ軽量化し、参加者がダウンロードしやすく、見やすい資料を用意しましょう。

告知をして参加者を募る

オンラインセミナーは企画しただけでは意味がありません。できるだけ多くの人に参加してもらえるよう事前に告知や宣伝を行い、参加者を募ることが必要です。告知や宣伝は、オンラインセミナーの開催日から逆算して、1ヶ月程度前から開始するのがおすすめです。
オンラインセミナーのイベントページの作成・応募フォームの設置を行うことはもちろん、メール配信やSNS、インターネット広告などで告知を行います。
また、参加者に対して、セミナー前日やセミナー当日にセミナー配信のURLを入れたリマインドメールを送っておくと、参加者が安心してオンラインセミナーに参加することができるでしょう。

オンラインセミナーにおすすめの場所

オンラインセミナーに適した場所は、どのように探せばよいのでしょうか。
オンラインセミナーの開催に適した会場の条件としては、以下のような点があげられます。

・高速インターネット回線がある
・外部からの騒音が邪魔にならない静かな環境
・設備や備品が充実している
・きれいな内装
・コストパフォーマンスが良い
・アクセスしやすい場所
・近くに宿泊できる場所がある

オンラインセミナーは、安定して配信するのに必要なインターネット設備が整っていることがまず、大前提です。また、セミナーを行う参加者に合わせて、会場の内装に気を配り、当日の荷物を減らすためにもなるべく備品のそろったセミナー会場をコストパフォーマンスについても考えながら選ぶことが必要です。
また、オンラインセミナーの中には、リアルセミナーとオンラインセミナーを同時に開催するハイブリッドセミナーもあります。ハイブリッドセミナーの場合は、実際の会場に足を運ぶ参加者もいるため、参加者が迷わずにたどり着けるようアクセスしやすい場所や近くに宿泊できる場所がある会場を選ぶのがおすすめです。

オンラインセミナーの開催はL stay & grow 南砂町にご相談ください

東京都内でオンラインセミナーを開催する場所をお探しなら、「L stay & grow 南砂町」にぜひご相談ください。

L stay & grow 南砂町は、東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分の場所に位置する貸し会議室付きホテルです。ホテルが併設されているため、ハイブリッドセミナーで遠方から訪れる参加者がいる場合も、セミナー会場から出ることなく宿泊することができます。また、館内では無料Wi-Fiが利用できるだけではなく、有線LANも利用できるため、オンラインセミナーの開催には必須とも言える安定したインターネット環境もご用意可能です。
L stay & grow 南砂町は、1~2階に33㎡~375㎡・全18区画のカンファレンスルームがございます。オプションサービスで設備・備品のレンタルも行っており、天吊りプロジェクター&スクリーン、ホワイトボード、モニター、パーテーションや音響機材、ピンマイク、司会台、演台、花台、ステージなどを1日単位で借りることもできるため、オンラインセミナーに適した環境が整っています。
オンラインセミナーの会場は、ぜひ「L stay & grow 南砂町」にお気軽にご相談ください。
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