株主総会に適した会場の種類や選び方、東京でおすすめの開催場所を紹介

株主総会とは

株主総会とは、株主が会社経営に関する重要な事案に対して、意思決定を行うための機関です。年に1度、必ず開催される「定時株主総会」と必要に応じて開催される「臨時株主総会」があります。
議決権を有する株主が出席することができ、会社によっては、数百名の規模になることも珍しくありません。

株主総会に適した会場の種類

一般的に、株主総会によく利用されるのは、以下のような会場です。

一般的な貸し会議室

主席する株主の数が100名以内などの小～中規模な株主総会は、貸し会議室で開かれることが多いです。
貸し会議室によっては、デスクやチェアはもちろん、プロジェクターやマイクなど株主総会の運営に必要な機材のレンタルも可能なところもあります。
また、インターネット環境が整った貸し会議室であれば、オンライン株主総会の開催も可能です。

ホテル内の貸し会議室

株主総会には、遠方から出席する株主も少なくありません。
そこでおすすめしたいのが、ホテル内にある貸し会議室です。
ホテルであれば、落ち着いた静かな環境で株主総会を開催することができ、株主だけではなく会社側のスタッフが、準備のために前日から宿泊することも可能です。
大小さまざまな会議室があるホテルであれば、株主の出席予定人数に合わせて選びやすいでしょう。

イベントホール

数百名規模の大人数の出席が予想される株主総会の場合は、イベントホールで開催されるケースも多いです。
照明や音響設備も整っているので、マイクなどの機材を持ち込む必要はありません。
有名なイベントホールであれば、初めて参加する株主も迷わずに辿り着けるでしょう。

株主総会会場の選び方

ここからは、株主総会の会場を選ぶときのポイントを挙げていきます。
会場を選ぶときは、以下のような点に着目してみてください。

開催場所に制限はない

会社法では、株主総会の開催場所についての制限はありません。
ただし原則として、過去の株主総会のいずれの場所からも離れた場所で開催する場合には、その場所に決定した理由を株主総会収集通知に記載する必要があります。
また、収集通知を発送した後に日時や場所を変更する場合には、取締役会の決議が必要になります。

想定される来場者数に応じて

株主総会の会場を決める際には、まず収容人数について考えましょう。
過去の株主総会に出席した株主の数などから来場者数を予測して、それよりも余裕のある広さの会場を選ぶことが大切です。

控え室がある

会場内に、株主総会に参加する役員やスタッフ用の控室があるかどうかも重要なポイントです。また、私物や貴重品を預けられるクロークやロッカーがあると便利でしょう。

機材・備品が揃っている

株主総会では、マイクなどの音響機材はもちろん、プロジェクターやスクリーンなども必要になります。
全ての機材や備品を持ち込むのは大変なので、必要な機材や備品が揃っている会場を選ぶのがおすすめです。

アクセスがしやすい

株主総会には、遠方から出席する株主も少なくありません。
初めての人でも簡単に辿り着けるように、アクセスが良い会場を選ぶことも重要です。
また、役員が海外から来日する場合は、会場内にホテルが併設されていると便利でしょう。

懇親会会場がある

株主総会が終了した後に懇親会を予定している場合は、会場となるレストランが併設された会場がおすすめです。
レストランがない場合は、ケータリングを手配しておくと良いでしょう。

東京都内で株主総会におすすめの会場

東京近郊で株主総会の会場をお探しなら、ぜひ「L stay & grow 南砂町」をご検討ください。
L stay & grow 南砂町には以下のような特徴があり、株主総会の会場にぴったりです。

大小さまざまなカンファレンスルームを完備

L stay & grow 南砂町の1階、2階には大小さまざまなカンファレンスルームを完備しています。最も大きい会場では、レイアウト次第で200名以上の収容が可能です。
また、プロジェクターやスクリーン、音響機材などの設備も整っているので、機材を持ち込む手間を省けます。Wi-Fiや有線LANも利用できるので、オンライン株主総会の開催にも対応しています。

ホテル付きで宿泊も可能

3階〜7階はホテルになっており、全217室の客席を完備しています。
遠方から出席する株主に宿泊していただけるのはもちろん、前日から役員やスタッフが宿泊することもできるでしょう。

駅から徒歩5分の好立地

L stay & grow 南砂町は、東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分の場所にあります。
南砂町駅までは、東京駅からも22分程なので、遠方から参加する株主も迷わずアクセス可能です。

レストランで懇親会も可能

館内には、懇親会にも利用できるレストランがあります。
基本となるプランは、1人あたり3,300円〜、18時〜22時のうちの2時間の利用となります。
セットやビュッフェ、軽食など希望に合わせてプランを組めるのも魅力です。
また、レストランは懇親会だけでなく、休憩時間のコーヒーブレイクにも利用できます。

株主総会会場はL stay & grow 南砂町にご相談ください

株主総会は、株式会社における最高の意思決定機関です。
全国から多くの株主が一堂に集い、会社における重要事項を決定していきます。
株主総会の会場については、会社法に具体的な定めがないため、自由な場所を選ぶことが可能です。
想定される収容人数に合わせ、設備や備品が揃った最適な会場を手配しましょう。人気の会場は予約が埋まってしまうこともあるので、早めに予約することをおすすめします。

東京近郊で株主総会の会場をお探しなら、「L stay & grow 南砂町」のご活用をぜひご検討ください。
L stay & grow 南砂町は、大小さまざまな18室のカンファレンスルーム（貸し会議室）の他、217室の客室やレストランを備えたカンファレンスホテルです。
東京駅や大手町駅からもアクセスしやすい東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分の場所にあるため、初めての人でも迷わず辿り着くことができるでしょう。
会場は音響機材や備品が揃っており、収容人数に合わせて多彩なレイアウトに対応しています。お客様のご要望に沿ったプランを提案いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。