オフサイトミーティングは場所選びが大事!効果的な開催方法とは

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オフサイトミーティングは場所選びが大事!効果的な開催方法とは
企業の活性化や業務効率を高めるために「オフサイトミーティング」という手法を取り入れる企業が増えてきています。 この記事では、オフサイトミーティングを開催するメリットや効果的に開催するコツ、おすすめの場所について紹介します。ぜひこの機会に、オフサイトミーティングを社内で取り入れてみてはいかがでしょうか。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティング(off-site meeting)とは、直訳すると「職場から離れた場所や環境でミーティングを行うこと」を意味します。日本語の「オフサイトミーティング®」は、株式会社スコラ・コンサルトの登録商標で、「気楽に真面目な話をすること」をコンセプトとした会議手法のことを指す言葉です。
オフサイトミーティングは、従来のような会議とは違い、会社から離れた場所で立場や役職にとらわれず、参加者同士が思っていることや感じたことを気軽に話し合うことを目的としています。参加者同士のコミュニケーションを深めることで、相談・協力できる関係性を築き上げ、問題を解決していくことを目指すのがオフサイトミーティングの目的です。

オフサイトミーティングを開催するメリット

オフサイトミーティングを開催するメリットとしては、以下のような点があげられます。

ミーティングに集中できる

オフサイトミーティングは話し合いに集中できるというメリットがあります。
会社から離れた場所でミーティングを行うことで、急な来客や電話対応などで会議が中断される可能性が低くなり、落ち着いて話し合いに集中することができるでしょう。

社員同士の親睦が深まる

オフサイトミーティングは社員同士の親睦を深めることにも適しています。
普段と違った場所で共に過ごし、お互いの思っていることを話し合うことで、社員間のコミュニケーションは活性化されるものです。社員同士の親睦が深まることで、風通しの良い関係構築にもつながることでしょう。

チーム(企業)の作業効率の向上

オフサイトミーティングは、チーム(企業)の作業効率の向上に効果的です。
肩書きや役職関係なく、率直な意見を交換するオフサイトミーティングでは、普段は見えづらい参加者同士の意見や考え方が表面化するため、互いの理解を深めることができます。チームの団結力が深まることで、チームワークが求められる業務では特に、作業効率の向上につながるでしょう。

発想力が豊かになる

人は普段とは異なる環境に身を置くことで、集中力が高まりやすくなります。
また、社内の会議室とは違う場所で行うオフサイトミーティングは、気分をリフレッシュすることができるため、発想力が豊かになりやすいものです。
そのため、オフサイトミーティングを通して、これまでは見落としていたような点に着目したり、新たな発想が生まれたりすることが多くなるでしょう。

柔軟な考え方ができるようになる

オフサイトミーティングは、立場や役職にとらわれずに本音で意見を出し合うことができるため、これまで気が付かなかった他の人の考え方や意見を知ることができる良い機会にもなります。
自分とは異なる考え方に触れることによって、他の人の言葉に耳を傾けやすくなり、考え方に柔軟性が生まれるようになるという点もオフサイトミーティングのメリットです。

オフサイトミーティングを効果的に開催するコツ

オフサイトミーティングを効果的に開催するコツ
ここからは、オフサイトミーティングを効果的に開催するコツについて紹介します。

対象者選びのコツ

オフサイトミーティングは多くても10名程度の少人数で行うのが理想的です。人数が多すぎると全員が自由に発言することが難しくなるので注意しましょう。
また、コミュニケーションを図り良好な関係を築くことを目的としたオフサイトミーティングは、日頃話す機会のないメンバーを対象として選んでいくのがおすすめです。日常業務で関わりのないメンバーでオフサイトミーティングを行うことで、新たな気づきが得られる場合もあります。

ミーティングのテーマ選びのコツ

オフサイトミーティングのテーマ選びは、コミュニケーションを深めやすい題材を選ぶことが大切です。話しづらい内容では意見を出しづらく、効果的なオフサイトミーティングを行うことはできません。
また、ミーティングのテーマが決まったら、事前にどのようなテーマなのかを参加者に共有しておき、より参加者が話しやすいようにしておくことも必要です。

場所選びのコツ

オフサイトミーティングの場所選びは、目的や参加者の年齢層に合わせて選ぶようにしましょう。
例えば、役員や幹部といった年齢層の高い参加者が多い場合は落ち着いた雰囲気のホテルを選んだり、忙しい業務を受け持つ人が多い場合や短時間でミーティングを行う場合は、移動時間があまりかからないアクセスの良い場所を選んだりすると良いでしょう。
また、オフサイトミーティングはリラックスした環境で取り組むことが大切となるため、人数に対して余裕のある広さの場所や、休憩できるスペースがある場所を選ぶことも大切です。

宿泊型での開催もおすすめ

オフサイトミーティングは宿泊型での開催もおすすめです。
会議室のあるホテルなどを利用した宿泊型のオフサイトミーティングであれば、会議後にそのまま食事や親睦会を行いやすく、移動する手間を省くことができるでしょう。
また、寝食を共にするため、社員同士のコミュニケーションをより深めることができます。

宿泊型オフサイトミーティングにおすすめの場所

宿泊型オフサイトミーティングを行うのであれば、カンファレンスホテル「L stay&grow 南砂町」のご利用がおすすめです。
L stay&grow 南砂町には、オフサイトミーティングにも適した以下のような魅力があります。

広々としたカンファレンスルーム

L stay&grow 南砂町には18室のカンファレンスルームが設けられているため、それぞれのチームがテーマに沿ったオフサイトミーティングを行うことができます。
また、カンファレンスルームの広さはさまざまで、2室・3室を広々とした1室のカンファレンスルームにすることもできるため、リラックスした室内でオフサイトミーティングに取り組むことができるでしょう。

設備や備品の貸し出し

L stay&grow 南砂町では、オフサイトミーティングで利用できる設備・備品の貸し出しも行っています。
プロジェクターやモニター、ホワイトボードなどを1日単位でご利用いただけるため、わざわざ準備して持ち込む必要がありません。

カンファレンスルームのみで借りることもできる

L stay&grow 南砂町は、宿泊なし・カンファレンスルームのみでもご利用いただけます。
そのため、宿泊をせずに短時間で集中的にオフサイトミーティングを行いたい場合にもご利用いただけます。

非日常を味わえるリフレッシュできる環境

L stay&grow 南砂町は、非日常を味わえる「緑と水」を大切にしたカンファレンスホテルです。
緑のガーデンと季節を映す水景が特徴的で、ガーデン側のカンファレンスルームは床から天井までガラス張りとなっており、気持ちの良い開放感の中、オフサイトミーティングを行うことができます。

オフサイトミーティングの場所をお探しならL stay&grow 南砂町にご相談ください

L stay&grow 南砂町は、さまざまな会議室を用意している、オフサイトミーティングに適したカンファレンスホテルです。東京駅から約20分、最寄り駅の東京メトロ東西線南砂町駅からは徒歩5分といったアクセスの良い場所に位置します。
宿泊型のオフサイトミーティングでご利用いただけるほか、カンファレンスルームのみご利用も可能です。コーヒーブレイクを楽しめるレストランやドリンクコーナーのあるラウンジも設けられているため、よりリラックスしながらミーティングに臨むことができるでしょう。
オフサイトミーティングを行う場所にお悩みの方は、ぜひカンファレンスホテル「L stay&grow 南砂町」にご相談ください。
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