祝賀会とは？企画・準備の流れ、会場選びのポイントを紹介

祝賀会とは？

まずは祝賀会の意味について理解しておきましょう。
祝賀会とは、お祝いをするために開催するパーティーのことです。
例えば、企業の創立記念パーティー、何らかの賞を受賞した受賞記念パーティー、誕生日パーティーや卒業お祝い会などが挙げられます。

レセプションの違い

祝賀会と混同されることが多いのが、「レセプション」です。
レセプション(reception）は、英語で「歓迎会」や「招待会」または「ホテルなどの受付」といった意味を持つ言葉です。
しかし最近では、おめでたい機会を祝うパーティー全般を「レセプション」と呼ぶのが一般的です。
祝賀会とレセプションは、厳密に言えば違う意味の言葉ですが、実際にはほぼ同じ意味で使用されていると考えて良いでしょう。

祝勝会との違い

祝賀会と似た言葉として、「祝勝会」もあります。
祝勝会とは、何かに「勝った」ことを祝うための会です。
例えば、プロ野球球団がリーグ優勝を果たした時に行われるビールかけも祝勝会の一種です。
スポーツシーンで行われることが多く、ビジネスの場面では開催されることは稀です。

祝賀会の企画・準備の進め方

企業が祝賀会を開催する場合、企画や準備はどのように進めていけば良いのでしょうか。
続いては、祝賀会の幹事や責任者を任された方に向けて、準備の進め方・手順を解説していきます。

会場を探す

祝賀会の日程が決まったら、できるだけ早めに会場を手配する必要があります。
会場を選ぶ際は、予定している招待客の人数よりも余裕のある広さがあること、立地が良くアクセスしやすいことなどを基準にすると良いでしょう。
遠方からの招待客が多い場合には、ホテル付きの会場を手配すると喜ばれます。
また、会場で利用できる設備や備品についても確認し、不足があれば別途手配が必要です。

案内状を送る

祝賀会開催の2〜3ヶ月前には、招待客に案内状を送付する必要があります。
1ヶ月前までには出欠確認が取れるよう、返信用の葉書を同封しておきましょう。
祝賀会の案内状には、時候の挨拶を添えたうえで、祝賀会の日程・場所などを記載します。
出欠の締切日についても、「ご都合の程を〇月〇日までに同封の返信用はがきにてお知らせください」と一文を添えておきましょう。

挨拶を依頼する

祝賀会当日、来賓や社内の役職者に挨拶を依頼する場合は、「当日、2〜3分程度で挨拶をお願いできますか」とあらかじめ連絡をしておきましょう。
当日いきなり挨拶を依頼するのは、ルール違反です。
できるだけ早めに依頼をして、どんな挨拶をして欲しいかを伝えておくと、依頼されたほうも準備ができます。

式次第を決める

式次第とは、祝賀会の進行表のことです。祝賀会に限らずパーティーや式典では作成されるケースが多いです。

例えば、一般的な企業の創立記念パーティーの式次第は、以下の通りです。

① 開会の言葉
② 社長・役職者の挨拶
③ 各部門の活動について
④ 優秀社員の表彰
⑤ 来賓の祝辞・祝電紹介
⑥ 閉会の挨拶

こちらはあくまでも一例であって、祝賀会の流れは自由に決めることができます。企業の創立記念パーティーであれば、企業の歴史を振り返るビデオなどを上映しても面白いかもしれません。

司会進行のシナリオを作る

祝賀会の司会は、プロの司会者に依頼するケースもありますが、幹事が司会を担当することも多いです。
当日の司会進行がスムーズにできるよう、あらかじめシナリオを作っておきましょう。

例えば、創立記念の祝賀会における開会の言葉のシナリオは、以下のようなものになります。

「皆様、本日はご多忙の中、お集まりいただきありがとうございます。それではこれより〇〇の祝賀会を開催いたします。本日の司会・進行を担当いたしますと申します。よろしくお願いいたします。我が社は今年で創業〇〇年を迎えることができました。・・・」

まずは司会者として自己紹介をし、何を祝う祝賀会なのかも最初に説明しておきましょう。

祝賀会の服装マナーは？

祝賀会はどのような服装で参加すれば良いのでしょうか。
ここでは、主催者側、ゲスト側に分けて、服装のマナーを紹介します。

主催者側の服装

祝賀会の主催者側は、招待したゲストをもてなす立場にあります。
お祝いの席ではありますが、過度に目立ちすぎる服装は避け、スーツやワンピースなど、フォーマルな服装を選ぶのが無難です。
企業の創立記念パーティーなどで過去の写真や映像を確認できる場合は、参考にすると良いでしょう。

ゲスト側の服装

祝賀会に招待されたときは、お祝いの席に相応しい華やかな服装が好まれます。
女性の場合は、黒以外の明るい色合いのスーツやワンピース、ドレスなどを着用しましょう。男性の場合はスーツでの出席が望ましく、シャツの色は白が基本です。

祝賀会の会場を選ぶポイント

祝賀会の会場を選ぶ際は、以下のポイントを重視しましょう。

アクセスの良さ

たくさんのゲストを招待する祝賀会は、アクセスしやすい会場を選びましょう。
タクシーや自家用車がなければアクセスできないような場所は避けたほうが無難です。

雰囲気の良さ

企業が開催する祝賀会は、落ち着いた雰囲気の会場を選ぶことも大切です。
閉塞感があったり、建物が古くて暗い印象がある会場は、お祝いの席には相応しくありません。
清潔感があるのはもちろん、天井が高く、開放感のある会場を選ぶようにしましょう。

宿泊施設の有無

遠方からのゲストが多い場合や、全国から社員を集めて創立記念パーティーを開催する場合は、宿泊施設を備えた会場がおすすめです。
もちろん、会場とは別にホテルを手配することも可能ですが、ホテルの貸し会議室や宴会場で祝賀会をすれば、パーティー終了後に移動することなくそのまま宿泊が可能です。

祝賀会の会場はL stay & grow 南砂町にご相談ください

企業の創立記念パーティーや受賞記念パーティーなどの「祝賀会」を開催する場合、まずは適した会場を選ぶことが大切です。
アクセスの良さや広さはもちろん、雰囲気や宿泊施設の有無なども重視し、お祝いにぴったりの会場を探してみてください。

L stay & grow 南砂町は、ホテルと貸し会議室を運営するカンファレンスホテルです。
祝賀会の会場にぴったりな大人数向けのカンファレンスルームもあり、東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分というアクセスの良さも魅力です。遠方からのゲストには宿泊の手配も可能で、レストランも備えているため、食事の提供も可能です。

都内で祝賀会の会場を探すときは、ぜひカンファレンスホテル「L stay&grow 南砂町」にご相談ください。