キックオフミーティングとは？　目的や進め方、成功のコツを紹介！

企業において新規プロジェクトをスタートする際には「キックオフミーティング」が開催されるケースが多く見られます。キックオフミーティングによって参加者の意識の共通化、チームビルディングに成功すれば、プロジェクトそのものの成功確率もアップするでしょう。

ここではキックオフミーティングの目的やメリット、成功する開催の進め方のコツをご紹介します。

キックオフミーティングとは？　どのような目的で開催する？

キックオフミーティングとは、新規プロジェクトの立ち上げ時に行われるミーティングのことです。

その目的は、プロジェクトの目標やゴール、起こりうる課題をお互いに共有し、共通認識を持つこと。また顔合わせや話し合いによるチームビルディング効果も高く、モチベーションを高めるために開催されるケースも多いです。

【キックオフミーティングで共有する内容】
・プロジェクトの目標や目的、ゴール
・プロジェクトの計画とスケジュール
・予算やコスト
・チーム体制、メンバー

一般的なミーティングと同じく対面式や、WEB会議システムを使ったオンライン開催が主流ですが、オフライン・オンライン両方で同時開催する「ハイブリッド式」で行われる場合もあります。

キックオフミーティングを開催するメリット

プロジェクトの最初にキックオフミーティングを行った場合、次のようなメリットが得られます。

・プロジェクトの方向性が明確になり、共通意識を持てるようになる
・メンバーの安心感につながる
・モチベーションの向上

新規プロジェクトに対する認識には個人差があり、方向性が異なると業務効率も低下し、対立が生まれやすくなります。しかしキックオフミーティングでプロジェクトの概要や目的、方向性、ゴールなどを共有していれば、認識のズレが生じにくくなります。認識の齟齬がなくなれば業務がスムーズに進められ、効率アップにつながります。

また、初めにメンバー同士で顔合わせをしておくことで、安心感が得られます。特に社外とも連携を取りながらプロジェクトを進める場合、相手の顔も名前も分からない状態で仕事をするのは不安になるものです。
キックオフミーティングでお互いの顔を知っていると安心してコミュニケーションができ、信頼関係も生まれやすくなります。

その他、キックオフミーティングで「プロジェクトが始まる」という実感を持たせることで、モチベーションの向上にも効果があります。

通常のミーティングとの違い

キックオフミーティングは「新たなプロジェクト開催時」に行われるミーティングです。よって“顔合わせでのチームビルディング”“プロジェクトに対する認識と方向性のすり合わせ”といった目的が強くなっています。

場合によっては社内だけでなく、関連企業や外部の人材が参加することも多く、大きなプロジェクトの場合は開催規模が大きくなるケースもあります。

一方通常のミーティングは、チーム単位や1on1などで行われる会議、打ち合わせを指します。
すでに見知った人物同士で行うほか、プロジェクトの方向性も決まっている中で行うものなので、どちらかというと「業務で発生した細かな疑問点、課題などへの対策を話し合う」というケースが多いでしょう。

キックオフミーティングの種類

キックオフミーティングは、開催時の参加対象者によって内容が異なります。

【例】
・チームで行うキックオフミーティング
・顧客向けのキックオフミーティング
・役員スポンサー（上層部向け）向けキックオフミーティング
・アジャイルチーム向けプロジェクトキックオフミーティング

上記の例では「チームで行うキックオフミーティング」がもっともシンプルであり、「顧客向けのキックオフミーティング」がもっともフォーマルかつ規模の大きいものになります。
役員スポンサー（上層部向け）向けに開催される場合は“会社目標達成におけるプロジェクトの貢献度”が主要な内容です。

また、2～4週間ごとのサイクル（スプリント）でプロジェクトを進める「アジャイル」チームにおいても、足並みをそろえる目的で年1回程度キックオフミーティングを行う場合があります。

キックオフミーティングの進め方は？　成功させるコツ

キックオフミーティングを開催するときの進め方は以下のとおりです。

・事前準備（参加者の決定、開催内容やスケジュール、開催方法の決定）
・会場選び、資料（アジェンダ）作成など
・開催通知の送付
・開催（方向性の提示、体制の説明、メンバー紹介、質疑応答）

それぞれでポイントを押さえておくことで、キックオフミーティングを成功させることができます。
各段階でのポイントをチェックしてみましょう。

事前準備（参加者の決定、開催内容やスケジュール、開催方法の決定）

キックオフミーティングを開催する場合、「誰を対象にしているのか」「いつ、どのような方法で行うのか」を決めます。

参加者がプロジェクトチームだけであれば事前準備は最小限で済みますが、社外の関係者や顧客、ステークホルダー（役員スポンサーなど）が参加する場合はより大々的な準備が必要になります。
また、スケジュールについてはなるべく多くの人が参加できる日程が望ましいです。特にプロジェクトチームで行うキックオフミーティングの場合、全員参加を前提にスケジュール調整を行いましょう。全員が参加することで共通認識が持ちやすくなり、よりチームの連携力が高まります。

なお、キックオフミーティングは会場を借りて行う「オフライン型（対面式）」WEB上で行う「オンライン型」、対面と配信を同時に行う「ハイブリッド型」があります。
参加者の拠点がバラバラな場合は、WEB開催やハイブリッド型で遠方の参加者が無理なく参加できるようにするのもおすすめです。

会場選び、資料（アジェンダ）作成など

対面式やハイブリッド式のキックオフミーティングでは会場選びが重要なポイントになります。
会場によって雰囲気が大きく変わりますし、通常のミーティングに比べるとさまざまな役職、立場の参加者がいるためです。

・会議室なのか、レストラン会場なのか（食事を伴うのか）
・キャパシティ（広さ）は妥当か、参加人数に対しきゅうくつではないか
・プロジェクトの規模に合った会場か
・必要な設備（ネット環境や備品）が揃っているか

ハイブリッド開催をする場合は、高速の光回線など配信に適したネット環境が揃っている会場を選びましょう。

なお、大規模なキックオフミーティングで遠方からも参加者が集まる場合は、宿泊を伴って開催されるケースもあるでしょう。宿泊を伴うキックオフミーティングを行う場合は、会議室・レストラン・宿泊フロアが一体化した“研修特化型ホテル”がおすすめです。

▼東京の宿泊・合宿・ホテル研修施設なら【公式】L stay & grow 晴海

また、当日のタイムテーブル表や進行マニュアル、アジェンダや必要な配布資料等もこの時点で作成しておきます。意外に忘れがちな「座席表」についても合わせて作成しましょう（WEB会議形式の場合は不要）。

開催通知の送付（社内・社外）

キックオフミーティングの主旨や開催方式、会場等が決まったら、開催通知を送付します。
社内向け・社外向けに関わらず、「開催場所までのアクセス」「懇親会の有無」などの必要事項を明記しておきましょう。

また、不明点があった場合の連絡先、参加の意向を示す方法（出席ツールへの登録やメール返信など）についても忘れずに記載します。

開催（方向性の提示、体制の説明、メンバー紹介、質疑応答）

キックオフミーティングは以下の流れで進めていく形式が一般的です。

【チーム向けキックオフミーティングの一般的な流れ】

1.プロジェクト方向性・目的・目標の提示
2.チーム体制、役割の説明
3.メンバー紹介
4.質疑応答

キックオフミーティングでははじめにプロジェクトの方向性や目的、目標を共有します。このとき心がけたいのは「シンプルに説明すること」です。
誰でも理解できる表現で、わかりやすく説明することで、認識のズレが起きるのを防ぐことができます。

そうして同じ認識を持てたところで、チーム体制や役割について説明をし、メンバー紹介をします。
あらかじめ誰がどのような役割をするのか、どんな人物が参加しているのかを全員で把握しておくことで、安心して作業を進められるようになるのです。
なお、大人数で手掛けるプロジェクトの場合は、責任者やリーダーなどの立場のみ自己紹介をしてもOKです。

キックオフミーティングの終盤では、質疑応答の時間を取りましょう。
プロジェクトに対する不明点、疑問点を解消する時間を設けることで、メンバーのプロジェクトに対する解像度が高まり、最終的にはプロジェクト成功につながりやすくなります。

キックオフミーティング開催には研修特化型ホテルがおすすめ

プロジェクトへの理解度を高め、携わる関係者のチームビルディングに効果的なキックオフミーティング。プロジェクト成功のためのカンフル剤として、積極的に活用していきましょう。

また、キックオフミーティングを開催するにあたって「対面式で行いたい」「ハイブリッド形式で遠方の関係者を巻き込みたい」というケースもあるかと思います。そのような企業様は、ぜひ「L stay＆grow晴海」へご相談ください。

L stay＆growは東京にあるカンファレンスホテルです。施設内には多数の会議室、レストラン、宿泊フロアを有しており、オフライン・オンライン・ハイブリッド形式でのキックオフミーティングに対応しております。

ご相談の折には、キックオフミーティングの開催について豊富なノウハウを持つコンシェルジュが企画立案～開催後フォローまで伴走してサポートいたします。
「キックオフミーティングを開催したいけれど、どのように行えば成功するのか？」とお考えのご担当者様は、ぜひL stay＆growをご活用ください。