Zoom会議・ウェビナーでPowerPointを使いこなす！　スライドをスムーズに表示する方法＆資料作成のコツ

Zoomを使った会議・ウェビナーは今や一般的なものとして浸透しています。対面での会議・セミナーの数も少しずつ復活してはきましたが、遠方の参加者でも気軽に視聴でき、移動負担などが省けるWEB会議システムは便利なツールとして多くの企業で活用されています。

そんな中、Zoomの「スライドの共有方法」で困ったことがある方も多いのではないでしょうか？

「スライドだけ見せたいのにPC画面全部が表示されてしまい、肝心の内容が伝わりにくくなってしまった」

「スライドだけ表示する操作がよくわからず、いつも手間取ってしまう」

このような方へ向け、本記事ではZoom会議・ウェビナーで「スライドだけをスムーズに共有する方法」をご紹介します。また、オンラインならではの「スライド作成のコツ」についても解説していますので、ぜひ合わせて参考にしてみて下さい。

ZoomではPowerPointで作成したスライド資料を「画面共有」できる

Zoomミーティング（以下Zoom）では、PowerPointなどで作成したスライド資料を画面共有することができます。

オフライン型の会議やセミナーでは、スクリーンやモニターなどにPCを接続して直接スライド資料を表示することが可能です。しかしZoomなどのオンラインミーティングでは、自身のPC画面やスライド資料を共有するにあたって「共有機能」を利用する必要があります。

【画面共有の基本的な操作方法】
1.Zoom画面の下部コントロールバーにある「画面共有」ボタンをクリック
2.選択肢が表示されるので、画面共有の見せ方を選ぶ
3.画面右下「共有」をクリックする

なお画面共有の方法には主に3種類があり、

・デスクトップ画面全体を共有する
・特定のアプリケーション画面を共有する
・スライド資料のみを共有する

といった方法で、他の参加者へ資料などを共有できるようになっています。

Zoom共有機能を使いこなす！　スマートなスライドショーの表示方法は？

「画面共有」を使って資料を共有しようとしたときによくあるのが、「スライドだけ表示したいのにPC画面全体が表示されてしまう」といった悩みです。不特定多数が参加するウェビナー等の場合、見られたくないファイル等がすべて表示されてしまうと、不都合が生じる可能性もあるでしょう。

またPowerPointには「発表者ツール」という、説明メモや次のスライドを表示できる機能があります。便利なツールである一方、参加者に見せたくないという方も多いです。

PowerPointを使ったスライド資料を見せたいが、PC画面や発表者ツールを共有したくない（見られたくない）というときは、次の方法を試してみて下さい。余計な情報を省いてスライドだけを表示でき、よりスマート＆スムーズに資料共有ができます。

共有の準備

PowerPointとZoomを立ち上げ、Zoomミーティングを開始した状態でスタートしましょう。

1.PowerPointで「スライドショー」を開始

共有したいスライド資料を表示し、PowerPoint上部のタブ「スライドショー」をクリックします。

表示されたリボンの「最初から」または「現在のスライドから」をクリックし、スライドショーを開始しましょう。（右下の小さなスライドショーアイコンからスタートしてもOKです）

2.PowerPointでスライド画面を右クリックし、
「発表者ツール」を表示する

スライド画面を右クリックし、「発表者ツール」を表示します。

3.「Alt＋Tab」でZoomを表示

キーボードで「Alt＋Tab」を押すと、現在使用中のアプリケーション一覧が表示されます。
そのままAltを押しっぱなしでTabキーを押し、Zoomを選択しましょう。

4.Zoomから共有したい「PowerPointスライドショー」を
選んで画面共有する

Zoom画面下の「画面共有」ボタンをクリックすると、共有したいものが一覧表示されます。
その中から、先ほど開始した「PowerPointスライドショー」を選びましょう。

スライド資料への書き込みを防ぐ設定方法は？

Zoomには共有した画面に注釈を書き込める機能があります。PC画面などを共有しながら各種機能のリモート説明をする、といったシーンではかなり便利なのですが、会議やウェビナーにおいては不要である場合も多く見られます。

また故意ではなくとも、操作ミスなどでうっかり画面に書き込んでしまい、消すための操作が分からずそのまま……といったトラブルも珍しくありません。こうなるとスライド資料の文字などが消えてわかりにくくなってしまいます。

共有画面への注釈書き込み、図形描画などを防ぎたい場合は、あらかじめ「権限の設定」をしておくとよいでしょう。

【スライドに注釈や図形を書き込めないようにするには】
①Zoom画面右下の「…（詳細）」をクリック
②「参加者の注釈を無効にする」を選択

※事前に設定したい場合は、Zoom公式サイトの設定画面で「設定」→「ミーティング」→「ミーティングにて（基本）」→「注釈」をオフにしておけばOKです。

Zoomミーティングにおけるスライド作成時のポイント

ここまではZoom会議・ウェビナーにおいてスライド資料のスマートな共有方法をお伝えしました。
さらに知っておきたいのが、スライド作成段階における“ポイント”です。

誰が見ても分かりやすい、スライド資料作成の4つのポイントを押さえておきましょう。

1枚のスライドには1つのメッセージだけ入れる

会議やセミナーなど、時間が限られている場での説明資料ではついつい多くの情報を盛り込んでしまうものです。

しかし、1つのスライドに文字をぎっしり詰め込むのはNG。情報が多いと全部が読み切きれないまま次へ行ってしまうので、説明を受ける側からするとわかりにくくなってしまいます。

分かりやすいスライドを作るには、「1枚のスライドには1つのメッセージだけ入れる」ということを心がけてみて下さい。文字数も極力簡潔にまとめ、「パッと見て理解できる内容」にすべきです。

こうすることで1枚1枚のスライド表示のテンポがよくなり、資料の内容がより把握しやすくなります。

アニメーションは控えめ（または無し）で作成する

スライドにアニメーションを入れると見栄えが良くなります。とりわけ対面形式の会議、セミナーなどでは、アニメーションを活用し動きのある資料を作成するケースは多いですよね。

一方、ZoomでのWEB会議・ウェビナーでアニメーションを多用した資料を共有するのはあまりおすすめできません。

相手方の通信状況によってはアニメーションがうまく表示されず、ストレスになってしまう可能性があるからです。ファイルそのものの容量も大きくなり、スムーズに表示されなくなったり、PCがフリーズしやすくなったりする恐れもあるでしょう。

Zoomを介した会議、ウェビナーにおいては、アニメーション無しで作成するか、ごく限定的な箇所にのみ使用するかに留めましょう。

スライドサイズは16：9で固定してOK

対面式の会議やセミナーの場合は印刷のことを考慮して4：3でスライドを作成する場合がほとんどです。
しかし、Zoomではスライド資料をそのまま画面共有するので、スライドのサイズは16：9で統一してかまいません。

16：9サイズで作成したスライドはPC、スマートフォン等の画面比率とマッチするため、快適に視聴できます。

スライドと同時にPDF資料をつくっておくとベター

スライド資料を作成するときには、配布用としてPDFデータにしておくと便利です。
PDFデータとして保存しておくことで、会議・ウェビナーの終了後に参加者へ配布しやすく、あとから見返してもらいやすくなります。

またPDFデータは、事前に配布しておいてもよいでしょう。

Zoom会議やウェビナーの開催側の接続がうまくいかず、画面が止まってしまった……というトラブルは案外多いものです。その際あらかじめPDF資料を配布していれば、「配布したPDFをご覧ください」と指示しつつそのまま進行でき、流れを止めずにすみます。

パワポ資料共有でZoom会議、ウェビナーの質を高めよう！

Zoomを使った会議・ウェビナーでは、画面の「視覚情報」が重要です。特にスライドは、情報をわかりやすく的確に伝えるために重要な役割を果たします。

ZoomとPowerPointを使ってオンライン会議、ウェビナーを開催する際は、スライドの情報にフォーカスできる表示方法、および分かりやすく記憶に残りやすいスライドづくりを心がけましょう。

なお、オンラインセミナー（ウェビナー）やWeb会議の開催時には、開催場所探しに悩まれるご担当者様も多いのではないでしょうか？当「L stay＆grow」では、オンラインイベント開催に長けた専門スタッフが常駐しており、企画から設営・撤去までワンストップでのサポートが可能です。

オンラインセミナー（ウェビナー）、Web会議開催の開催場所、およびオンラインサポートをお探しの方は、研修特化型ホテル「L stay＆grow」へぜひおまかせください。
オンラインセミナー（ウェビナー）、Web会議開催の開催にもおすすめ！L stay＆grow