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成功するオフサイトミーティングとは? 価値を高め成果を上げるポイント

2023.06.01

近年注目される「オフサイトミーティング」。立場を超えてフランクかつオープンな話し合いをすることで、課題解決のアイデアを生み出したり、チームビルディング効果を得たりできる点が魅力です。

しかし、やみくもに実施するだけでは思うような効果は得られません。

オフサイトミーティングの価値を高め、効果を最大化するにはさまざまなポイントを押さえる必要があります。ここではオフサイトミーティングの価値を高め、成果を上げるためのポイントをご紹介します。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングとは、会社ではなく「社外の会議室、ホテル、旅館等で行うミーティング」を指します。

ただ場所を変えて話し合う……というだけでなく、場合によっては食事を楽しみながら、バーベキューをしながら、など、親交を深める目的も兼ねて開催されるケースがあります。
これにより、通常の会議よりもリラックスした状態でオープンな話し合いを行えるのが最大のメリットです。

またこの性質により、「チームの連携強化」「本音を引き出せる」「さまざまな価値観に触れられる」などさまざまなメリットが得られます。

近年では「会議室で行うよりも参加者の本音を引き出しやすい」「発言しやすい雰囲気なのでより多くの意見が出る」などの理由から、半期~四半期ごとにオフサイトミーティングを開催する企業も増えつつあります。

関連リンク:オフサイトミーティングとは? 開催を成功させるポイント、場所選びのコツを紹介

価値のあるオフサイトミーティングとは?

オフサイトミーティングは「ただ社外で会議をすればいい」というものではありません。

議題を決めずにだらだらと話をするのはただの「雑談」であり、オフサイトミーティングの効果が最大化されません。せっかく時間とコストを割いて開催するのであれば、「価値のあるオフサイトミーティング」にすべきです。

とはいえ、どのようなオフサイトミーティングであれば「成功」であり、「価値がある」といえるのでしょうか?

具体的には、以下のようなオフサイトミーティングであれば「価値がある」といえます。

【価値のあるオフサイトミーティングとは】
・課題解決のための素直かつ率直な意見が出る
・役職に関係なく発言できる
・チームの関係性が強固になる
・創造性の向上やモチベーションアップなどの効果がある
・新たなアイデアが生まれる

オフサイトミーティングは「普段の環境」とは違う場所で話し合うことで、話に集中しながら本音を引き出せる点が最大のメリットです。よって、課題(話し合いのテーマ)に対し、役職にかかわらず率直な意見が飛び交うことが理想的です。

お互いが本音を交わすことで信頼感が増し、チームの関係性が強固になれば大成功といってよいでしょう。
創造性を高めたり、モチベーションがアップしたりするオフサイトミーティングも「価値がある」といえます。

人の脳は、適度にリラックスした状態を維持することで最大のパフォーマンスが発揮されます。
この状況を作り出せるのがオフサイトミーティングです。普段の会議では思い浮かばなかったアイデア、発想が次々に生まれるオフサイトミーティングは、参加者全員のパフォーマンスが高く、有意義な時間を過ごすことができます。

価値のあるオフサイトミーティングをするためには?

前項では、「価値のあるオフサイトミーティング」の定義をご紹介しました。

価値のあるオフサイトミーティングを実施するためには、次のポイントを押さえておきましょう。

・人数設定は10人以下がベスト
・目的、ゴールを具体的に設定する
・事前準備を早めに行う
・必要な設備が揃った開催場所を選ぶ
・アイスブレイク兼お楽しみ要素を取り入れる
・ファシリテーターの導入
・フィードバックの収集、次回のアクションプラン設定

人数設定は10人以下がベスト

オフサイトミーティングは、少人数で行うことでフラットな意見が出やすくなります。
できれば参加者を厳選し、10人以下に留めるようにしましょう。

仮にオフサイトミーティングを大人数で行った場合、発言者が特定の人物のみに偏りがちです。そうなれば本来の目的・課題達成が難しくなりますし、チームビルディング効果も薄くなってしまいます。

目的、ゴールを具体的に設定する

オフサイトミーティングの質を高めるには、「目的(課題)」「ゴール」の両方を明確に提示する必要があります。

たとえば業績アップが課題である場合、「業績アップに効果的な施策を考える」という漠然としたテーマで開催しても、それなりの成果しか得られません。最悪の場合、「いつもの会議で十分だった」として、オフサイトミーティングの開催意義そのものが疑われてしまう可能性もあるでしょう。

一方、「業績アップのための○○プロジェクトの方向性について話し合う」という目的と「具体的な施策を決める」というゴールがあればどうでしょうか。

話し合いの目的とゴールは、明確であればあるほど参加者が発言しやすくなります。それはつまり内容を深掘りしやすくなるということでもあるため、結果として有意義なアイデアや具体的提案も生まれやすくなり、オフサイトミーティングの価値が高まるでしょう。

事前準備を早めに行う

オフサイトミーティングをスムーズに開催するためには、早めに準備を開始しましょう。

【オフサイトミーティング開催時に必要な事前準備】
・目的、ゴールの設定
・参加者の選定、役割分担の決定
・参加者スケジュール確認
・日程と時間の決定
・開催の承認、予算獲得
・会場選び、予約
・交通手段の手配
・備品調達(筆記具、ストップウォッチ、スナック菓子など)
・テーマの事前共有、開催の周知
・タイムテーブルの設定
・ケータリング、懇親会等の手配と準備
・アンケート等のフィードバックツール準備

オフサイトミーティングは社内会議に比べ、開催時のコスト・手間がかかります。よって事前に承認を得て予算を確保し、少しずつ準備を進めていきましょう。

またテーマを事前共有しておくことで、参加者も目的意識を持ってオフサイトミーティングに参加できるようになります。加えて、ケータリングや懇親会などの食事面、会場、アンケートなども忘れずに準備しておきましょう。

必要な設備が揃った開催場所を選ぶ

オフサイトミーティングでとりわけ重要なのが「開催する会場選び」の過程です。

オフサイトミーティングには「課題解決のための率直な意見を集める」「チームの親睦を深める」といった目的があります。その際に会場の設備、立地がイマイチで使い勝手が悪いと、何らかのトラブルが発生する可能性があります。

またオフサイトミーティングでは参加者同士で飲食をする機会も多いですが、その際に食事の質が低いと、参加者に残念な印象を抱かれてしまいます。

オフサイトミーティングの満足度を高め、快適に話し合いができるように配慮するならば、以下のような会場を選びましょう。

【オフサイトミーティングの質を上げてくれる会場の条件】
・交通の利便性が高くアクセスしやすい
・美味しい食事の提供がある
・Wi-Fiやホワイトボードなど、話し合いに必要な設備が揃っている
・広々としていて開放感があり、リラックスして過ごせる
・オフサイトミーティングの開催実績が豊富
・広間や会議室と宿泊施設が近く、移動負担が少ない

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アイスブレイク兼お楽しみ要素を取り入れる

オフサイトミーティングを成功させるためには、アイスブレイクの時間を設けましょう。

アイスブレイクとは「互いの緊張を解きほぐし、打ち解けるための行動」を指します。
本題にいきなり入るよりも、自己紹介や共通点を探すゲーム、雑談などで“会話のウォーミングアップ”をするのです。こうすることでお互いがフラットかつオープンに話せるようになります。

できれば30分程度をアイスブレイクの時間に充て、話し合いやすい空気を作ってから本題に入るような流れにしましょう。

ファシリテーターの導入

ファシリテーターとは、話し合いにおける『進行役』を指します。

ファシリテーターは中立的な立場で意見を取りまとめ、議論を活性化させる重要な役割です。ファシリテーターを務める人は先入観なく、ポジティブな視点で進行をしていきましょう。そうすることで“発言しやすい雰囲気”が生まれ、さらに話し合いが活発になります。

また、発言をしていない人に話を振って意見を引き出したり、反対に話しすぎる人をいったん制止したりといった『会話コントロール』も重要です。
ファシリテーターに任命された方は、さまざまな人から意見を引き出し、新たな切り口、見えてこなかった論点を提示するよう努めましょう。

フィードバックの収集、次回のアクションプラン設定

オフサイトミーティングを開催したら、アンケート等で必ずフィードバックを集めましょう。
このフィードバックをもとに、「話し合いの結果どう動いていくべきか」といったアクションプランを作成します。話し合いの内容はそのまま終わらせず、必ず行動へ反映していきましょう。

オフサイトミーティングの開催ならL stay&grow 晴海へご相談ください

通常の社内会議に比べ、忌憚なき意見が出やすいオフサイトミーティング。うまく取り入れることで企業の成長や業績アップにもつながりやすくなりますし、チームの結束力を深める効果も期待できるでしょう。

また、オフサイトミーティングの効果を高めるには「設備・ロケーションともに揃った会場」を選ぶことも大切です。東京・晴海の「L stay&grow 」では、ホテル・会議室・レストランが1つにまとまった“研修特化型ホテル”です。

スタイリッシュで広々とした客室、高速インターネットや備品完備の会議室に加え、ホテルシェフが手掛ける一流のお食事にて充実した時間が過ごせます。過去にもオフサイトミーティングの開催事例が多数あるため、はじめてオフサイトミーティングを実施される企業様でも安心してお任せいただけます。

東京で泊まりがけのオフサイトミーティングを開催する際は、ロケーション抜群の「L stay&grow 」へぜひご相談ください。

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