カンファレンスルームとは？利用シーンに適したレイアウトの基本を紹介

会議や研修、セミナーなどでカンファレンスルームは大いに活躍します。 そこでこの記事では、カンファレンスルームとはどのようなものなのか、利用シーンに適しカンファレンスルームの選び方やレイアウトの基本について紹介します。 カンファレンスルームの利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

カンファレンスルームとは

カンファレンスとは、会議や協議会を意味します。主に会議に使用することを目的に設置された部屋のことをカンファレンスルームと呼ばれてます。ただ、単に机と椅子があるだけでなく、プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードやパーテーション、音響機器などさまざまな備品が置かれていることも多く、会議だけではなく、研修・セミナーや試験会場、ワークショップ、展示会などさまざまなシーンで活用することができます。
また、最近ではカンファレンスルームと宿泊施設がセットになったカンファレンスホテルも増えてきており、研修や会議などの後にそのまま宿泊したり、懇親会をしたりすることができると注目を集めています。

カンファレンスルームの選び方

カンファレンスルームと一口に言っても、さまざまなタイプがあります。
そこで続いては、利用シーンに適したカンファレンスルームの選び方について紹介します。

広さや収容人数

カンファレンスルームは部屋の広さに合わせて収容人数が決められています。そのため、まずはカンファレンスルームを利用する人数を確定させ、カンファレンスルームの収容人数を確認したうえで、人数に合わせて広さを選ぶことが大切です。
また、コロナ禍でのソーシャルディスタンスを保つほか、資料を広げたり、荷物を置いたりすることを考慮して、利用する人数よりも広めのカンファレンスルームを選ぶことをおすすめします。

アクセスのしやすさ

カンファレンスルームを選ぶときは、アクセスがしやすい場所であるかどうかもチェックしておく必要があるでしょう。
例えば、公共交通機関が利用しやすく、駅やバス停などから近い場所にあるカンファレンスルームであれば、利用者がスムーズに移動でき、負担を軽減することができます。
また、駅やバス停が近くにあるカンファレンスルームであっても、分かりづらい場所にあると利用しづらいため、誰でもたどり着きやすい立地のところを選ぶのがおすすめです。

利用時間と料金

カンファレンスルームは、1時間単位でレンタルできるところ、午前中だけ午後だけといった半日利用できるところ、丸1日レンタルできるところなど、利用時間と料金のシステムは施設によってさまざまです。
カンファレンスルームを選ぶときは、利用時間と料金が希望にあっているかどうかも、しっかりとチェックしましょう。

会議用設備の有無

カンファレンスルームを選ぶときは、会議室用設備の有無もチェックしておきましょう。
いくら細心の注意を払っていても、備品を運ぶことを忘れてしまうミスは起こりかねません。カンファレンスルームによっては、会議用設備が無い施設もあるため、どのような備品の貸し出しが行われているのかを確認し、万が一のときに備えておくほうが良いでしょう。

カンファレンスルームの基本レイアウトとおすすめシーン

カンファレンスルームは、利用時のレイアウトにもさまざまな種類があります。
ここからはカンファレンスルームの基本レイアウト6種類について、どんなシーンに適しているかを説明します。

スクール形式

スクール形式とは、学校の教室のように、すべての机と椅子が演台やスクリーンのほうを向いているレイアウトのことを指します。
スクール形式のカンファレンスルームは、演台に立つ人やスクリーンに映された資料や映像に集中することができるため、会議よりも講義を行う研修・セミナーなどに適しています。

シアター形式

シアター形式とは、スクール形式と同じように、演台やスクリーンのほうに向いてすべての椅子を配置したレイアウトです。
シアター形式とスクール形式の違いは、机の有無にあります。シアター形式は机を置かずに椅子だけを並べるため収容人数を増やすことができるというメリットがあります。一方で、シアター形式のカンファレンスルームでは筆記をすることが難しいため、発表会や講習会などに適したレイアウトです。

ロの字形式

ロの字形式とは、長方形の机をロの字に配置し、その周囲に椅子を並べるレイアウトのことです。
お互いの顔を見ることができるレイアウトで、全員の様子を把握しやすく、ロの字形式のカンファレンスルームは会議などに適しています。

コの字形式

コの字形式とは、机をコの字に配置し、その周りに椅子を置くレイアウトのことです。
机が置かれていない場所にスクリーンやホワイトボードを置くことができるため、資料を確認しながら会議をするシーンに適しています。

島型形式

島型形式とは、島のように机と椅子を複数の場所にまとめたレイアウトを指します。
島ごとに議論をすることができるため、グループごとに少人数での意見交換がしやすいというメリットがあります。
島型形式のカンファレンスルームは、ワークショップなどに多いレイアウトです。

正餐(せいさん)形式

正餐形式とは、複数の円卓の周りに椅子を配置するレイアウトのことです。
パーティーのようにそれぞれの円卓で話をすることができるため、少人数での話し合いがしやすいです。
また、会議よりも参加者同士が親密になりやすいレイアウトのため、正餐形式のカンファレンスルームは懇親会などを行うのに向いているでしょう。

宿泊できるカンファレンスホテルが人数！

会議や研修・セミナーなどでカンファレンスルームを利用するのであれば、宿泊できるカンファレンスホテルを利用してみてはいかがでしょうか。
カンファレンスホテルは、ホテルの中にさまざまなイベントに適したカンファレンスルームとレストランがあるため、会議や研修を行った後にそのまま食事や懇親会、宿泊まで行うことができます。わざわざ他の宿泊施設の手配をする必要もなく、移動の手間をかけずに身体を休めることができるため、カンファレンスホテルでの会議や研修の人数が高まりつつあります。
L stay & grow 南砂町は、大和ハウスグループの大和ライフネクスト株式会社が開業したカンファレンスホテルです。1～2階はカンファレンスエリアになっており、大小さまざまなサイズの18室のカンファレンスルームと1階には広々としたレストランがあります。
小規模の会議だけではなく、2～3室の仕切りをなくして1つの大きな会議室にすることもできるため、大規模な研修・セミナーにも適しているでしょう。
また、L stay & grow 南砂町のレストランでは懇親会に適したプランが用意されているだけではなく、朝昼夜の時間帯に合った栄養素のある食事メニューを提供しており、滞在中は健康的な食事を摂ることができるのも魅力の一つです。

カンファレンスルームはL stay & grow にご相談ください

カンファレンスルームは、会議や研修、セミナー、試験会場やワークショップ、展示会など、さまざまなシーンで利用されています。また、特に最近人気を集めているのが、カンファレンスルームと宿泊施設がセットになったカンファレンスホテルです。
L stay & grow 南砂町は、東京駅から約20分、羽田空港から約45分、東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分のところにあるカンファレンスホテルです。18室のカンファレンスルームとレストラン、217室の客室があり、さまざまなイベントに適しているでしょう。
都心にありながらも、緑が豊かなエリアにあるため、リフレッシュしながら会議や研修・セミナーを行うのに適しています。また、宿泊をせずカンファレンスルームだけの利用もできるため、宿泊を伴わない研修や会議などにもおすすめです。

カンファレンスルームの利用を検討中の方は、ぜひL stay & growにご相談ください。