レセプションパーティーとは？招待状や手土産などのマナー、会場の選び方

ゲストを招待して開催するレセプションパーティーは、企業が業界関係者を招待して行うのが一般的です。主催者側の企業としては準備をしっかりと行い、マナーを心得ておきましょう。 この記事では、レセプションパーティーとはどんなパーティーなのか、主催者側が知っておきたい招待状や手土産などのマナー、会場選びのポイントを解説します。

レセプションパーティーとは？

レセプションパーティーとは、ゲストを招待し、社会交流を目的として開催されるパーティーの総称です。
企業が新商品や新サービスの発表やPR、ファンや顧客獲得のために行うこともあります。
レセプションパーティーに参加できるのは、招待されたゲストのみです。誰でも自由に参加できるわけではなく、格式の高いパーティーの一つとして位置づけられています。

例えば、アパレル業界においては、新作の発表や新店舗オープンなどに合わせてレセプションパーティーが開催されるケースが多く、お披露目会という要素が強くなっています。
また、競馬の人気レース「有馬記念」を盛り上げるために開催されているのが「有馬記念プレミアムレセプションパーティー」です。一般ファンやジョッキーなど有馬記念の関係者が一同に集い、ジョッキーのサイン会などを楽しみます。

レセプションパーティーの準備とマナー

続いては、レセプションパーティーの主催者側に向けて、必要な準備と注意したいマナーについて解説します。

日時・会場を決定する

レセプションパーティーは、ターゲット層を考慮した日時で開催することが大切です。
例えば、ビジネスパーソンをターゲットとしたレセプションパーティーなら、仕事が忙しい平日の月～金曜日ではなく、土日にゆっくりと開催したほうが良い場合もあります。お盆やお正月などは避けたほうが良いでしょう。
また、会場選びも重要です。レセプションパーティーの雰囲気は、会場の良し悪しによって左右されると言っても過言ではありません。
招待客の人数を考慮した上で、十分な広さがあり、レセプションパーティーの目的に合った雰囲気の会場を手配しましょう。人気の会場は予約で埋まりやすいため、早めの手配がおすすめです。

招待状を発送する

日時や会場が決まったら、招待状を発送します。
出欠確認をする必要があるため、時間に余裕を持って2〜3ヶ月前には送付できるように準備をすすめましょう。
レセプションパーティーの招待状を送るときに覚えておきたいマナーは、時候の挨拶を入れることです。
拝啓や謹啓などの頭語から書き始め、時候の挨拶を入れたら、パーティーの日時や場所について分かりやすく記載しましょう。当日の連絡先なども案内しておくと安心です。
末文にも結びの挨拶を入れ、「お忙しいところ恐縮ですが〜」などの一文を添えたうえで締めくくりましょう。

ケータリングを手配する

レセプションパーティーには、料理やドリンクを用意するのが一般的です。パーティー会場にレストランがない場合は、ケータリングを手配しましょう。
料理の味は、パーティーの質を左右します。量についても、人数に合わせて少し多めに手配しておくと安心です。
パーティーの開始前には会場のセッティングや料理の配膳を済ませておく必要があります。
当日になって慌てないように、レストランやケータリング業者と入念に打ち合わせをしておきましょう。

手土産を用意する

レセプションパーティーでは、手土産を用意することも忘れてはいけないマナーの一つです。
例えば、化粧品会社の新作発表レセプションパーティーでは、自社の化粧品セットが手土産として渡されるケースが多いです。
自社の商品をアピールできる貴重な機会でもあるので上手く活用し、不足することがないよう、十分な数を用意しておきましょう。

スタッフの服装を決める

レセプションパーティーのスタッフは、ゲストが一目で分かるように統一感のある服装をするのがポイントです。
主催者側は、フォーマルなスーツやワンピースを着用するのが一般的です。アパレルブランドの場合は、自社の商品を着用すると良いでしょう。

レセプションパーティーは会場選びが大事！注目したいポイント

レセプションパーティーの成功を左右するのが、会場選びです。
会場を選ぶ際は、以下のポイントに注目しましょう。

パーティーに相応しい雰囲気

レセプションパーティーの会場は、開放感があり、明るい雰囲気の場所が適しています。ホテルの宴会場や貸し会議室、ホールなどで行うのが一般的です。
新商品や新サービスの発表・PRを目的とするなら、その雰囲気に合う会場を選ぶのもポイントです。

アクセスの良さ・立地

レセプションパーティーの会場は、ゲストが迷わず来場できるよう、アクセスの良い場所を選ぶことも大切です。招待状には駅からの地図も載せておきましょう。

レストラン・宴会場の有無

前述の通り、レセプションパーティーには、料理やドリンクを用意するのが一般的です。
レストランや宴会場が併設された会場であれば、出来立ての料理を提供することができます。美味しい料理があれば、ゲストの緊張も解け、パーティー全体の雰囲気を和ませることができるでしょう。
パーティーの途中で料理がなくなってしまうことがないよう、料理やドリンクは人数分以上に手配しておきましょう。

宿泊施設の有無

遠方からのゲストを招待するレセプションパーティーでは、宿泊施設が備わった会場を手配しておくと便利です。
ホテルの宴会場や貸し会議室でパーティーを開催すれば、料理やドリンクを堪能したあと、そのまま宿泊が可能です。

レセプションパーティーの会場はL stay & grow 南砂町にご相談ください

レセプションパーティーを開催する際は、招待状や手土産、服装マナーを押さえつつ、日程に余裕を持って早めに準備を始めることをおすすめします。
なかでも重要なのが、会場選びです。

東京近郊でレセプションパーティーの会場をお探しなら、「L stay&grow 」にぜひご相談ください。
L stay&grow は、東京メトロ東西線の南砂町駅から徒歩5分の場所にあるカンファレンスホテルです。パーティー会場としてご利用いただけるカンファレンスルームと、217の客室を完備しています。また、レストランも併設しておりますので、料理の提供も可能です。
会場の雰囲気作りも大切にしておりますので、ぜひ一度見学にいらしてください。