オフサイトミーティングに必要な準備とは？事前に確認したい項目と進め方を解説

オフサイトミーティングを企画することになり、「何から準備を始めればよいのか」「会場や日程を決めるだけで十分なのか」と迷う担当者もいるのではないでしょうか。

オフサイトミーティングを実施する際は、会場や備品を手配するだけでなく、目的や進め方、実施後の行動まで含めて事前に設計する必要があります。

準備が不十分なまま開催すると、参加者によって目的の捉え方が異なったり、議題が広がりすぎて結論が出なかったりする可能性があります。一部の人しか発言できない、必要な資料や設備が足りない、話し合った内容が実行されないといった事態も起こり得ます。

本記事では、オフサイトミーティングを企画する際の確認事項から、当日の進め方、実施後の対応まで詳しく解説します。

参加者全員が同じ認識で議論に臨み、その後の行動へつなげられるよう、準備の流れを順番に確認していきましょう。

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オフサイトミーティングの準備を始める前に決めること

オフサイトミーティングとは、普段の職場を離れた場所で、日常業務から距離を置いて対話や議論を行うミーティングです。
チームや組織が抱える課題の整理、中長期的な方針の検討、参加者同士の関係構築などを目的に実施されます。

【関連コラム】
オフサイトミーティングとは？目的・効果や進め方、成功のポイントを解説

 

会場の予約や参加者への案内を始める前に、オフサイトミーティング全体の前提となる項目を整理しておきましょう。

最初に決めておきたいのは、以下の3点です。

1.目的とゴール 2.予算 3.実施期間と形式

これらが明確になっていれば、参加者の選定や会場選び、アジェンダの作成など、その後の準備を進めやすくなります。

 

目的とゴールを明確にする

まずは、オフサイトミーティングを実施する目的と、終了時に目指すゴールを明確にしましょう。

目的とゴールは、次のように役割が異なります。

・目的：なぜオフサイトミーティングを実施するのか ・ゴール：終了時に何が決まっていればよいのか

例えば、部署間の情報共有に課題を抱えている場合は、以下のように設定できます。

・目的：部署間の情報共有を改善する ・ゴール：情報が滞る原因を整理し、新しい共有ルールと担当者を決める

「業績アップに効果的な施策を考える」といった漠然としたテーマでは、話し合う範囲が広がりすぎ、議論の着地点が分かりにくくなります。

一方、「○○プロジェクトの方向性を話し合い、今後取り組む具体的な施策を決める」と設定すれば、参加者が何について考え、どこまで結論を出すべきかが明確になります。

目的とゴールが曖昧なままでは、誰を参加者に選ぶか、どのような会場を用意するか、どの程度の時間を確保するかも判断できません。アジェンダや当日の進行方法も設計しにくくなるため、最初に具体化しておきましょう。

 

予算を決める

オフサイトミーティングの目的とゴールが決まったら、参加人数や実施形式を想定し、必要な予算を整理します。

主に想定される費用は、以下のとおりです。

・会場費 ・参加者の交通費 ・飲食費 ・宿泊費 ・備品や機材のレンタル費 ・外部ファシリテーターや講師への依頼費　など

日帰りと宿泊型では、必要な費用が大きく異なります。宿泊型の場合は、客室や夕食、朝食の費用に加え、遠方から参加する社員の交通費なども見込んでおかなければなりません。

また、会場を予約する際は、見積金額だけでなく、以下の条件も確認しましょう。

・参加人数を変更できる期限 ・キャンセル料が発生する時期 ・備品や機材の追加料金 ・飲食内容や数量を変更できる期限 ・予定外の支出に備えて予備費を設けるか

費用をかけるほど成果が高まるとは限りません。目的に対して会場やプログラムが過剰になっていないかを確認し、得たい成果と予算のバランスを考えましょう。

実施期間と形式を決める

会場を探し始める前に、オフサイトミーティングをどの程度の期間、どのような形式で実施するかを決めます。

主な実施期間と形式は、以下のとおりです。

実施期間・形式	適している内容
半日	テーマを絞った課題整理や意見交換
1日	複数の議題やグループワークを含む話し合い
宿泊型	中長期的な戦略の検討、関係構築、複数日にわたる対話
対面とオンラインの併用	遠方の参加者を含めた意見交換や情報共有

例えば、扱うテーマが一つで、現状の課題と改善案を整理することがゴールであれば、半日でも十分な場合があります。

一方、中長期的な事業戦略を検討したり、複数の部署が参加してグループワークを行ったりする場合は、1日または宿泊型の方が時間を確保しやすいでしょう。

対面とオンラインを併用する場合は、遠方からも参加しやすくなる反面、会場内とオンライン参加者との間で発言量や情報量に差が生じる可能性があります。
通信環境や音響設備、進行方法も含めて準備する必要があります。

ただし、長時間実施すれば成果が高まるわけではありません。
目的や議題の数、参加人数、予定しているワークを踏まえ、必要十分な期間と形式を選びましょう。

オフサイトミーティングに必要な事前準備

オフサイトミーティングでは、会場や備品の手配だけでなく、参加者の選定や役割分担、当日の進行方法なども事前に決めておきます。

主な準備項目は、以下のとおりです。

・参加者を選定する ・運営担当者と役割分担を決める ・日程を調整する ・目的に合った会場を選ぶ ・アジェンダとタイムテーブルを作成する ・参加者へ目的や事前課題を共有する ・ファシリテーターと進行方法を確認する ・備品や機材を手配する ・食事や休憩・交流の時間を準備する ・緊急時や通常業務への対応方法を決める

それぞれの準備について、詳しく見ていきましょう。

 

参加者を選定する

オフサイトミーティングの参加者は、役職や所属部署だけで決めるのではなく、目的や議題に応じて選定します。

参加者として検討したいのは、次のような人です。

・議題に関する知識や情報を持つ人 ・現場の課題を把握している人 ・決定した施策を実行する人 ・最終的な意思決定に関わる人 ・異なる立場や視点を持つ人

例えば、部署間の情報共有を改善したい場合、管理職だけを集めても、実際にどの場面で情報が滞っているのかを把握できない可能性があります。日常的に情報の受け渡しを行う現場担当者にも参加してもらえば、具体的な問題点や改善案を議論しやすくなるでしょう。

参加人数に固定的な正解はありませんが、率直な対話を重視する場合は、全員が十分に発言できる人数に絞る方法があります。参加者が多い場合は、少人数のグループに分かれて意見を出し、最後に全体で共有する進め方も有効です。

 

運営担当者と役割分担を決める

オフサイトミーティングを円滑に運営するため、準備段階で担当者と役割を決めます。

担当	主な役割
全体責任者	企画全体を管理し、必要な判断を行う
ファシリテーター	議論を進行し、意見や論点を整理する
タイムキーパー	各議題の時間を管理する
記録担当	主な意見や決定事項を記録する
会場・備品担当	会場との連絡や設備、備品を確認する
食事・宿泊担当	食事内容や客室、参加人数を調整する
当日の連絡担当	遅刻や欠席、緊急連絡に対応する

小規模なオフサイトミーティングでは、一人が複数の役割を兼任しても問題ありません。
ただし、ファシリテーターが進行しながら詳細な議事録を取るのは難しいため、可能であれば記録担当は別に設けましょう。
会場との連絡や備品の確認もほかの担当者へ振り分けると、ファシリテーターが議論の進行に集中できます。

役割をあらかじめ明確にすれば、当日の判断や作業が一人に集中するのを防げます。誰が何を担当するのかを、運営メンバー間で共有しておきましょう。
 

日程を調整する

参加者全員がまとまった時間を確保できる日程を選びます。

日程を決める際は、以下の点を確認しましょう。

・繁忙期や重要な業務予定と重ならないか
・移動時間を含めて無理のない時間帯か
・遠方から参加する人がいるか
・宿泊型の場合、翌日の業務に影響しないか
・希望する会場を予約できるか

社外の会場を利用する場合は、集合時間だけでなく、最寄り駅から会場までの移動時間も考慮します。遠方からの参加者がいる場合は、交通機関の運行時間や前泊の必要性も確認が必要です。

また、参加者が通常業務を気にしながらでは、議論に集中しにくくなります。社内や取引先へ不在時間を共有し、緊急時の連絡先も決めておきましょう。

 

目的に合った会場を選ぶ

会場は、参加人数やアクセスだけでなく、予定しているプログラムを実施できるかという視点で選びましょう。

主な確認項目は、以下のとおりです。

・参加人数に合った広さがあるか ・グループワークに対応できるレイアウトか ・机や椅子を移動できるか ・プロジェクターやスクリーンを利用できるか ・Wi-Fiや音響環境が整っているか ・周囲を気にせず話し合えるか ・休憩や交流に使えるスペースがあるか ・食事や宿泊を手配できるか ・参加者がアクセスしやすいか

例えば、複数のグループに分かれて話し合う予定でも、机や椅子が固定されている会場では、想定した進行が難しくなる可能性があります。

オンライン参加者がいる場合は、安定した通信環境や集音マイク、スピーカーなども必要です。参加者同士の交流を重視するなら、休憩スペースや食事会場の有無も確認しておきましょう。

先に当日のプログラムを想定し、それに合った広さや設備、レイアウトを備えた会場を選ぶと、当日の進行もスムーズです。

オフサイトミーティングに適した会場の条件や、日帰り・宿泊型の違い、場所選びの詳しいポイントについては、以下の記事で解説しています。

【関連コラム】
オフサイトミーティングとは？　会場・場所選びのコツと注意点、開催事例を紹介

 

アジェンダとタイムテーブルを作成する

オフサイトミーティングで話し合う内容と順番を整理し、アジェンダを作成します。あわせて、各項目にどれくらい時間を使うのかを示すタイムテーブルも用意しましょう。

それぞれの役割は、次のとおりです。

・アジェンダ：何を、どの順番で話し合うか ・タイムテーブル：各項目にどれくらい時間を使うか

各セッションには、以下の内容を設定します。

・テーマ
・その時間の目的
・終了時の到達点
・進め方
・所要時間

例えば、「部署間の課題について話し合う」だけでは、どのような結論を目指すのかが分かりません。

次のように具体化すると、参加者も議論の着地点を意識しやすくなります。

・テーマ：情報共有が滞る場面の整理 ・目的：各部署が抱えている問題を共有する ・ゴール：優先して改善する場面を3つに絞る

アジェンダとタイムテーブルの一例は、以下のとおりです。

時間	内容	目的・ゴール
10:00～10:15	目的と進め方の共有	当日のゴールを確認する
10:15～11:00	現状の課題整理	課題と背景を洗い出す
11:10～12:00	グループワーク	改善案を検討する
13:00～14:00	全体共有	案を比較し、優先順位を決める
14:10～15:00	アクション設定	担当者と期限を決める

上記はあくまでも一例です。目的や参加人数、議題の数に合わせて調整してください。

予定を詰め込みすぎると、一つひとつの議題を十分に掘り下げられません。重要なテーマへ時間を配分し、休憩や議論が長引いた場合の余白も設けましょう。

 

参加者へ目的や事前課題を共有する

参加者には、日時や会場だけでなく、オフサイトミーティングの目的やゴール、当日までに準備してほしい内容も共有しましょう。

共有項目	主な内容
目的・ゴール	何を話し合い、終了時に何を決めるのか
日時・会場	開催時間、集合場所、移動方法
アジェンダ	当日の議題と進行の流れ
参加者	誰が参加するのか
事前資料	読んでおく資料や確認事項
事前課題	考えてきてほしいテーマや質問
持参物・服装	パソコン、資料、服装の指定など
食事・宿泊	食事時間、客室、チェックインの案内
緊急連絡先	遅刻や欠席時の連絡方法

参加者が何のために集まり、どのような意見を求められているのか分からないままでは、当日に前提の説明だけで時間を使ってしまいます。

例えば、部署間の連携課題を扱う場合は、「自部署で情報共有が滞る場面を2つ挙げておく」といった事前課題を設定できます。各自が具体例を用意しておけば、当日は課題の共有からスムーズに議論へ入れるでしょう。

資料や事前課題は、参加者が無理なく確認できる時期に送付します。直前の案内にならないよう、余裕を持って共有しましょう。

ファシリテーターと進行方法を確認する

ファシリテーターは、オフサイトミーティング当日に初めて内容を確認するのではなく、事前に目的やアジェンダ、進行方法を把握しておきます。

主な確認事項は、以下のとおりです。

・オフサイトミーティングの目的とゴール ・各議題の着地点 ・参加者から発言を促す方法 ・一部の人だけが話し続けた場合の対応 ・意見が対立した場合の整理方法 ・議題から逸れた場合の戻し方 ・時間が不足した場合に優先する項目 ・決定事項の確認方法

ファシリテーターは、自分の意見へ参加者を誘導する役割ではありません。中立的な立場から参加者の意見を整理し、新たな切り口や見落としていた論点を提示しながら、議論をゴールへ導く役割です。

進行方法も、参加者同士の関係性や議題に応じて決めましょう。
例えば、いきなり全体で意見を求めるのではなく、

1.  最初に個人で考える
2.  2～4人程度のグループで共有する
3.  最後に全体で意見をまとめる

と段階を踏む方法があります。発言に慣れていない参加者も、自分の考えを整理してから話しやすくなります。

 

備品や機材を手配する

アジェンダや進行方法が決まったら、当日に使う備品や機材を洗い出します。

分類	備品・機材の例
会議用	パソコン、プロジェクター、スクリーン、HDMIケーブル、変換アダプター、マイク、スピーカー
ワーク用	ホワイトボード、模造紙、付箋、筆記用具、レーザーポインター
運営用	名札、タイマー、延長コード、充電器、配布資料、緊急連絡先一覧
オンライン併用時	Webカメラ、集音マイク、会議URL、通信環境、接続テスト

必要な備品がすべて自社の持参物とは限りません。会場で無料で借りられるもの、有料でレンタルするもの、自社で用意するものに分けて一覧を作りましょう。

特に、接続端子や変換アダプターは、当日に不足へ気づきやすい備品です。使用するパソコンと会場設備が問題なく接続できるか、事前に確認してください。

 

食事や休憩・交流の時間を準備する

長時間のオフサイトミーティングでは、議論だけでなく、食事や休憩、参加者同士が交流する時間も組み込みます。
食事や休憩には、次のような役割があります。

・長時間の議論による疲労を軽減する
・気分を切り替える
・参加者同士の自然な会話を促す
・会議中には出にくかった意見を交換する

昼食や夕食を用意するかを決め、食事の提供時間や会場から食事場所までの移動時間も確認します。あわせて、参加者のアレルギーや食事制限、飲酒の有無を事前に把握しておきましょう。
長時間実施する場合は、休憩時の飲み物や軽食、参加者同士が交流する時間も含めて全体のスケジュールを調整します。

会議室と食事会場が離れている場合、移動に時間がかかり、予定していたプログラムを圧迫する可能性があります。
入れたいプログラムの所要時間が長くなりそうな場合は、同じ施設内で会議と食事を実施できる会場（カンファレンスホテル等）を選べば、移動時間を抑えられます。

なお、懇親会やレクリエーションは必須ではありません。議論を中心にするのか、参加者同士の関係づくりも重視するのかを踏まえ、時間を配分しましょう。

 

緊急時や通常業務への対応方法を決める

オフサイトミーティング中に参加者が電話やメールの対応を繰り返すと、議論が中断されやすくなります。
まとまった時間を確保するため、通常業務や緊急時の対応方法も事前に決めておきましょう。

主な確認事項は、以下の6つです。

・緊急連絡を受ける担当者 ・顧客や取引先への不在案内 ・社内からの連絡方法 ・対応が必要になった場合の退出ルール ・災害や交通機関の遅延時の連絡方法 ・参加できなくなった人への情報共有方法

すべての連絡を遮断する必要はありません。緊急連絡を受ける窓口を限定し、それ以外の参加者が議論へ集中できる体制を整える方法もあります。

急な欠席者が出た場合に備え、資料の共有方法や、決定事項を後から伝える担当者も決めておくと安心です。

宿泊型オフサイトミーティングで必要な準備

宿泊型のオフサイトミーティングでは、会議に関する準備に加え、客室や食事、荷物、翌朝の予定まで調整する必要があります。

主な確認項目は、以下の4つです。

・宿泊人数と部屋割り ・食事とアレルギー情報 ・荷物や施設内の移動 ・夜と翌朝のスケジュール

参加者が当日に戸惑わないよう、施設側と早めに確認を進めましょう。

宿泊人数と部屋割りを確認する

まずは宿泊者名簿を作成し、宿泊人数と部屋割りを確定します。

確認したいのは、宿泊者の氏名、個室・相部屋の希望、前泊や延泊の有無などです。部屋割りは男女別を基本とし、参加者の希望や社内ルール、役職、プライバシーへの配慮も踏まえて調整しましょう。
個室と相部屋のどちらが適しているかは、参加者同士の関係性や予算、施設の客室構成によって異なります。一律に決めず、参加者が無理なく過ごせる方法を選びましょう。

また、宿泊人数の変更期限やキャンセル規定も施設によって異なります。
直前の欠席や人数変更に備え、いつまで変更できるのか、どの時点から料金が発生するのかも確認が必要です。

食事やアレルギーの情報を集める

宿泊型では、昼食や夕食、朝食など、複数回の食事を手配する場合があります。
参加者には、食物アレルギーのほか、宗教上の制限、ベジタリアンなどの食事希望、飲酒の可否、朝食の要否を確認します。

食事内容の変更や個別対応には期限が設けられていることもあるため、参加者への確認は早めに行いましょう。施設側には、どの範囲まで対応できるか、代替メニューを用意できるかも相談しておくと安心です。

夕食後に交流の時間を設ける場合は、飲み物の内容や提供時間も含めて調整します。ただし、翌朝にもプログラムがある場合は、飲酒を前提とした進行にならないよう配慮が必要です。

チェックインや荷物・移動の流れを整理する

宿泊型では、会議室への入室だけでなく、客室へのチェックインや荷物の扱いも参加者へ案内します。
事前に確認したい内容は、次のとおりです。

・集合時間、集合場所、当日の連絡先 ・会議室を利用できる時間とミーティングの開始・終了時刻 ・チェックイン・チェックアウトの時間と手続き方法 ・チェックイン前、チェックアウト後の荷物預かりの可否 ・荷物の事前配送や返送に対応しているか ・会議室、客室、食事会場までの移動経路と所要時間 ・最終日の終了時刻、解散場所、帰りの交通手段

例えばチェックイン前に会議を始める場合は、参加者が大きな荷物を持ったまま移動しなくて済むよう、荷物の預け先を案内しておきましょう。

会議室、客室、食事会場が離れていると、その都度移動が必要になり、予定より時間がかかることもあります。同じ施設内で会議と食事、宿泊を完結できれば、移動時間を抑えやすく、複数施設との連絡や手配も減らせます。

施設内の移動については当日の案内担当者を決めるか、簡単な館内図やスケジュールを参加者へ共有しておきましょう。

 

夜と翌朝のスケジュールを決める

宿泊型のオフサイトミーティングでは、夕食後や翌朝の時間も含めて全体のスケジュールを設計しましょう。

まず夕食後は議論を続けるのか、参加者同士の自由交流に充てるのかをあらかじめ決めます。
あわせて、入浴や休憩の時間、翌朝の集合時間、朝食後にプログラムを行うか、何時に終了・解散するかも整理しましょう。

宿泊型だからといって、夜まで予定を詰め込む必要はありません。長時間の議論が続くと疲労がたまり、翌日の集中力や発言量にも影響します。

初日に十分な議論時間を確保し、夕食後は交流や振り返りの時間に充てる方法もあります。反対に、翌朝の方が落ち着いて考えやすいテーマは、2日目に回してもよいでしょう。

宿泊によって確保できる時間を活かしつつ、参加者が無理なく参加できるスケジュールを組みましょう。

オフサイトミーティング当日の進め方

当日は、事前に作成したアジェンダとタイムテーブルを基本に進行します。

ただし、議論の深まり方や参加者の反応によっては、予定どおりに進まない場合もあります。
すべての議題を消化することだけを優先せず、重要なテーマに十分な時間を使えるよう、必要に応じて調整しましょう。

最初に目的とゴールを共有する

オフサイトミーティングの開始時には、開催目的と終了時のゴールを参加者全員で確認します。

事前に案内していた場合でも、当日にあらためて共有すると、認識のずれを防ぎやすくなります。
あわせて、以下の内容も確認しましょう。

・当日のアジェンダと全体の流れ ・各議題で目指す着地点 ・発言や議論のルール ・休憩や食事の時間 ・議事録や決定事項の記録方法

例えば、「意見を否定せず、まずは最後まで聞く」「役職にかかわらず発言する」といったルールを最初に共有しておけば、参加者が意見を出しやすくなります。
また、終了時に何を決めるのかを示すと、議論が広がりすぎた場合にも本来のテーマへ戻しやすくなるでしょう。

参加者全員から意見を引き出す

オフサイトミーティングでは、一部の参加者だけで議論が進まないようファシリテーターが発言の偏りを調整します。

参加者全員から意見を引き出す方法には、以下があります。

・最初に個人で考える時間を設ける ・少人数のグループに分かれて共有する ・参加者が順番に意見を述べる ・付箋へ意見を書き出して整理する ・投票によって優先順位を決める ・発言していない参加者へ問いかける

例えば、最初から全体へ意見を求めると、発言に慣れている人の考えを中心に議論が進みやすくなります。
先に各自で意見を書き出し、その後に少人数で共有すれば、ほかの参加者の発言に影響される前に、自分の考えを整理できます。全体共有の際も、より多様な意見を集めやすくなるでしょう。

ただし、発言を無理に求めると参加者の負担になる場合もあります。口頭での発言だけに限定せず、付箋やチャット、アンケートなども取り入れながら、意見を示しやすい方法を選びましょう。

決定事項と次の行動を確認する

オフサイトミーティングの終了前には、話し合った内容を振り返り、決定事項と次に取る行動を参加者全員で確認します。

【確認する内容】

・決まったこと ・引き続き検討すること ・実施する施策 ・各施策の担当者 ・実施期限 ・次回の確認日

例えば、「部署間の情報共有方法を見直す」と決まった場合は、誰が新しい運用案を作成するのか、いつまでにまとめるのか、どの会議で確認するのかまで決めます。

決定事項を記録担当者だけが把握していても、参加者同士の認識が一致しているとは限りません。その場で内容を読み上げたり、画面に表示したりして、認識のずれがないか確認しましょう。

未決定の課題についても、次に誰が検討し、いつ再度話し合うのかを整理しておけば、議論を放置せず次の行動へつなげられます。

オフサイトミーティング実施後に行うこと

オフサイトミーティングは、当日の議論だけで完結するものではありません。

話し合った内容を実際の業務へ反映するため、実施後は議事録の共有や進捗確認、必要に応じた振り返りを行いましょう。

議事録と決定事項を共有する

実施後は、当日に確認した決定事項や担当者、期限などを議事録にまとめ、できるだけ早く参加者へ共有します。

あわせて、話し合いの中で出た主な意見や、引き続き検討する課題も整理しておきましょう。発言内容をすべて書き起こすのではなく、参加者が見返したときに、今後何をすべきか分かる形にまとめます。

議事録には認識違いや記録漏れが含まれる可能性もあります。
共有する際は内容に誤りがないか確認してもらい、必要に応じて修正しましょう。

アクションプランの進捗を確認する

オフサイトミーティングで決めた施策は、その後の進捗を定期的に確認します。
例えば、以下のような確認方法があります。

・1週間後に担当者が進捗を共有する
・定例会議の議題に加える
・1か月後に施策の実施状況を振り返る
・共有シートやタスク管理ツールで進捗を更新する

次回のオフサイトミーティングまで確認しないままでは、通常業務が優先され、決めた施策が後回しになる可能性があります。
担当者だけに任せきりにせず、通常業務の中で進捗を確認できる仕組みを設けましょう。
予定どおりに進んでいない場合は、その原因を整理し、期限や進め方を見直します。

必要に応じて参加者からフィードバックを集める

今後もオフサイトミーティングを実施する予定がある場合は、必要に応じて参加者からフィードバックを集めます。

アンケートや振り返りで確認する内容の例は、以下のとおりです。

・目的やゴールが分かりやすかったか ・意見を発言しやすかったか ・アジェンダや時間配分は適切だったか ・会場の広さや設備に問題はなかったか ・食事や宿泊の手配に不便はなかったか ・次回改善してほしい点はあるか

回答しやすい選択式の質問に加えて自由記述欄も設けると、運営側が気づかなかった課題を把握しやすくなります。

得られた意見は次回の目的設定や参加者選定、会場選び、進行方法の見直しに活かしましょう。

オフサイトミーティングの準備チェックリスト

ここまで解説した内容を、準備の流れに沿ってチェックリストへまとめました。
企画段階から実施後まで、抜け漏れがないか確認する際に活用してください。

確認項目	主なチェック内容
目的・ゴール	実施目的と、終了時に何を決めるかが明確になっているか
予算	会場費、交通費、食事代、宿泊費、備品費などを見込んでいるか
参加者	議題に必要な知識・立場を持つ人を選定しているか
役割分担	進行、記録、時間管理、会場・食事などの担当者を決めているか
日程	繁忙期や重要な業務予定、移動時間を考慮しているか
会場	人数、設備、レイアウト、アクセスが目的やプログラムに合っているか
アジェンダ	各議題の目的、ゴール、進め方、所要時間を設定しているか
事前共有	目的、資料、事前課題、持参物、集合方法などを案内しているか
備品	会場で借りるもの、有料で手配するもの、持参するものを分けているか
食事	提供時間、人数、アレルギー、食事制限などを確認しているか
宿泊	部屋割り、チェックイン・チェックアウト、荷物、翌朝の予定を決めているか
当日の進行	発言方法、休憩時間、記録方法、決定事項の確認方法を決めているか
実施後	議事録、担当者、期限、次回の確認日を整理しているか

すべての項目が必要になるとは限りません。
日帰りか宿泊型か、参加人数や実施目的は何かを踏まえ、自社のオフサイトミーティングに必要な項目を確認しましょう。

まとめ｜事前準備を整えてオフサイトミーティングを成果につなげよう

オフサイトミーティングは、普段と違う場所に集まるだけで成果が出るものではありません。参加者が同じ目的を共有し、限られた時間の中で率直に意見を交わし、その後の行動まで決められる場をつくることが大切です。

 

準備を進める際は、手配項目を埋めることだけを目的にせず、「この会を終えたとき、組織やチームをどのような状態にしたいのか」を軸に判断しましょう。
目的に沿って一つひとつ準備を整えることで、オフサイトミーティングを実際の課題解決や業務改善につなげやすくなります。

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オフサイトミーティングの会場選びや準備にお悩みの方は、ぜひL stay & growへご相談ください。

 

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