オフサイトミーティングとは？　開催を成功させるポイント、場所選びのコツを紹介

企業が行うミーティングのうち、特に最近注目されているのが「オフサイトミーティング」です。もともと海外の企業で多く取り入れられていたミーティング手法ですが、近年は日本でもオフサイトミーティングを活用し、自由な意見交換を行っている企業が増えつつあります。

そこで今回は、オフサイトミーティングとは何なのか、そのメリット・デメリットや成功のポイントをご紹介します。「社員同士で交流を深めたい」「社内の連携力を高めたい」という企業は、ぜひご参考にお読みください。

オフサイトミーティングとは「社外で行うミーティング」

オフサイトミーティングとは、「会社を離れて社外で行うミーティング、話し合い」を指します。
もっと言えば「気楽にまじめな話をするミーティングの場」ともいえるでしょう。

通常ミーティングというと職場で行われるケースが多いですが、こちらは「オンサイトミーティング」といいます。このような社内ミーティングは、議題の分析、問題解決等を目的に行われます。

それに対しオフサイトミーティングは、社外の会場などをあえて借り、普段と異なる環境で話し合いを行うのが特徴です。開催目的も「立場やチームを超えて率直な意見を出す」「課題を見つけて話し合う」というふうに、オンサイトミーティングとは異なります。

オフサイトミーティングのメリット・デメリット

会社内でミーティングを行えば、場所代もかかりませんし移動の手間も必要ありません。
しかし、企業の中にはあえてオフサイトミーティングを行うところも増えています。そのメリットとは何なのでしょうか？

ここでは、オフサイトミーティングのメリット、デメリットを合わせてご紹介します。

オフサイトミーティングのメリット

オフサイトミーティングのメリットは次のとおりです。

・チーム全体の連携強化につながる
・本音を知ることで新たな発想やアイデアが生まれることも
・さまざまな価値観に触れられる機会でもある
・会社を離れることでミーティングに集中しやすい

会社を離れて率直な意見を交換するオフサイトミーティングには、チーム全体のコミュニケーションを活発にし、連携を強化する効果があります。また、お互いの本音や意見、価値観に触れることで、新たな発想やアイデアが飛び出すこともあるでしょう。

さらに、物理的に場所を移すことで、ミーティングそのものに集中しやすいというメリットもあります。社内にいると来客や電話などの対応が生じ、話し合いが中断されるというケースも少なくありません。
しかし、場所を移してミーティングのみに集中できる環境をつくれば、そのような横やりも入りません。場所を移すことで、参加者の気分転換にもなるでしょう。

オフサイトミーティングのデメリット

オフサイトミーティングにはデメリットもあります。

・開催場所の確保にコストがかかる
・参加者の業務調整が必要になる
・目的なく開催すると話がまとまらず、ただの雑談会になる場合も

オフサイトミーティングは会社外に会場を借りて行うため、どうしても会場を借りるための費用や交通費などのコストが生じます。

また、会社外での開催のため、参加者の業務調整が必要になる点にも注意が必要でしょう。会場が遠ければとおいほど長く会社を空けることになるため、余裕を持った開催日程を組むことが重要になります。

さらに、オフサイトミーティングは目的なく開催しても、ただの座談会で終わってしまう可能性があります。実りあるオフサイトミーティングにするためには、司会進行やまとめを担う「ファシリテーター」を置き、場を取り仕切ることが大切です。

オフサイトミーティングを成功させるコツは？

オフサイトミーティングはただ開催するだけではあまり効果が得られません。オフサイトミーティングを成功させるには、次の3点を押さえておきましょう。

目的とゴールを明確に設定する

オフサイトミーティングでは、特定の問題を解決するというより、チームや部署、会社全体の課題とは何か？　というふうに、議題を設けてディスカッションする形式が一般的です。
せっかく開催するなら、具体的な内容やゴールを設定しましょう。

・なぜオフサイトミーティングを開催するのか？
・どんなテーマで話し合うのか？
・誰を招待するのか？

目的やゴール設定のないオフサイトミーティングは、ただダラダラと過ごすだけの会になってしまいもったいないもの。目的やゴールを固めたうえで、詳細を決めていくと成功しやすいでしょう。

あえて交流のないメンバー同士でグループ分けをする

オフサイトミーティングは交流機会のなかったメンバーと接するよい機会でもあります。そのため、グループメンバーを部署・チームごとで固めるのではなく、あまり交流のない人同士で組み合わせるのもおすすめです。
チーム分けは多すぎず少なすぎない、10人程度がベターです。

これまで話す機会のなかった人たちとじっくり話し合う機会が生まれることで、新たなアイデアや気付きを得られる可能性もあります。これにより、部署やチームを超えたコミュニケーション・連携が取れるようにもなるでしょう。

アイスブレイクでコミュニケーションを活性化

オフサイトミーティングでは、適度にアイスブレイクの時間を設けることでメリハリが生まれます。ダラダラと話し合いを続けるよりも、ミニゲームやグループワークなどの時間を挟むことで気分転換になります。
また、参加者それぞれの緊張もほぐれていき、より自由なディスカッションができるようにもなるでしょう。

オフサイトミーティングは場所選びが重要

オフサイトミーティングは会社を離れて自由に話し合うことで、チームの課題を発見し、共有するのが大きな目的となります。「会社」という場所から離れて意見を交換し合うことで、より柔軟で斬新な意見が生まれる場合もあるでしょう。

そしてオフサイトミーティングの開催において、特に重要なのが「場所選び」です。

オフサイトミーティングの会場は設備とアクセスを重視

オフサイトミーティングの会場は、会議室としての機能性やアクセスの良さを重視するとよいでしょう。

・スクリーンやプロジェクターなどが完備されているか
・高速の光回線、Wi-Fiが利用できるか
・マイクなどの備品がレンタルできるか
・机とイスがさまざまなレイアウトに対応しているか
・オフサイトミーティングの開催についてサポートが受けられるか
・アクセスが良いか

コスト面はもちろんですが、機能面やアクセスといった部分も重要です。また、開催が初めての場合はサポートが手厚い会場業者を選ぶと安心です。

コストと機能面、アクセスの良さのバランスが取れた会場を選びましょう。

最近は宿泊型のオフサイトミーティングも注目されている

また最近では、参加者のリフレッシュや懇親会を兼ねて、宿泊型でオフサイトミーティングを開催する企業も増えています。その際に重宝するのが、会議室とホテルが一体になった「カンファレンスホテル」です。

「L stay＆grow 」は、都心の研修特化型ホテルとして多くの企業様のオフサイトミーティングを支援しております。施設内には16～144名を収容可能な27の会議室を完備しており、参加者数や規模に応じたオフサイトミーティングにご利用いただけます。

同施設内には宿泊フロア、レストランも併設しており、オフサイトミーティングのあとはそのままお食事や宿泊へとスイッチできるため、移動の手間も省けます。
オフサイトミーティングの開催には、L stay＆grow をぜひご活用ください。