非日常を取り入れて会議や研修の効率化を図るには

参加者の積極的な発言がない会議や、あちこちに脱線してだらだらと続く会議ほど無駄なものはありません。このような会議は、いつまで経っても結論を出すことができず、ただ無駄に時間だけが過ぎ去っていってしまうことも多いものです。
会議の無駄をなくし、積極的に参加者のアイデアを引き出して充実した時間を過ごすためには、さまざまな方法があります。これまでに、「無駄な会議に参加したことがある」という方は、時間の無駄を嘆くのではなく、状況を改善するための方法について考えてみましょう。

ここでは、いつもの会議をひと味違ったものにする、「会議の開催方法を工夫する」方法についてご説明します。いつも通りの会議ではなく、ちょっとした「非日常」を取り入れることで、普段とは違う、刺激的で実りのある会議を目指してみてはいかがでしょうか。

ランチミーティング

通常の業務形態であれば、必ず発生するのが「ランチタイム」です。この時間を軽いミーティングやアイデア出し、コミュニケーションなどに利用しようという試みが「ランチミーティング」です。

食事を一緒に取ることは、人と人との距離を近づけるのに役立ちますから、ランチミーティングには、日頃あまり積極的に発言できない人からも意見を引きだしやすくなるというメリットがあります。

ランチミーティングは、会社の近くの飲食店などで気軽に開催できることから、大規模な計画を立てなくても行うことが可能です。反面、本格的な議題について話し合うには向きませんし、あくまでも休憩時間に行われるものですから、「絶対参加」などということはできません。参加者に、「休憩時間が潰れてしまった」という不満を抱かせずに開催するためには、魅力的な飲食店選択と、硬くなりすぎないテーマを設定することが大切です。

こういった特徴から、ランチミーティングは、雑談を交えながらチーム内の親睦を図れることや、会議でのかしこまった雰囲気を気にせず誰でも自由に発言できる場を作りたい、というケースに向いているといえるでしょう。

また、「食事を取りながら会話をする」というミーティング形式は、会議の前や後に開催して、夕食などを共にするという方法でも行うことができます。宿泊ミーティングや夜間ミーティングと組み合わせて社外で行う場合は、これもオフサイトミーティングの一種だといえるでしょう。

出席者に意図を説明することも大切

ここまでに紹介した会議は、どれも、通常の「場所」や「時間」以外に開催することで、効率化につながる効果を得ようというものです。しかし、このような効果も、参加者の理解がなければ生まれません。

ある日突然、「次回の会議は宿泊先で開催します」などと伝えても、参加者にとっては「どうして？」という疑問しか生まれないでしょう。非日常的な会議を開催するためには、何故そのような形式で開催することにしたのか、そのことで何を期待しているのか、ということが参加者に共有されている必要があります。
そこで、「積極的にアイデアを出してほしい」、「普段とは異なる環境でざっくばらんな意見交換を」といったように、会議のお知らせをする際に、その形式で行う理由を記すようにしましょう。

また、ただオフサイトで会議を行うというのではなく、参加者のモチベーションが上がるような工夫を凝らすのもおすすめです。会議後に食事を提供して、懇親会を開き、それまでの成果発表の場を設けるなど、開催内容そのものにも「普段とは違う」部分を作ってみてはいかがでしょうか。
「ただなんとなく普段と違う会議にする」というのではなく、積極的な意思を持ってオフサイトミーティングや夜間ミーティングを取り入れてみましょう。そうすることで、マンネリ化した会議に新たな風を拭きこみ、これまでは得られなかったような斬新なアイデアが得られることもあるかもしれません。

なお、こうした非日常を取り入れた会議は、社外で行われることも多いものですから、施設選びにはある程度の時間が必要です。「社外ならどこでもいい」というのではなく、意図した効果をしっかり得られる施設を選ぶことも大切。ランチミーティングの食事がおいしくなかったり、宿泊先が参加者のモチベーションを下げるような暗いイメージであったりしては、せっかくの非日常感が台無しになってしまいます。
会議用として多くの施設がありますが、その中から、意図に合った場所を選んで集中した会議時間を過ごしましょう。