セミナーの開催に必要な準備、場所選びのポイントを解説

企業が顧客や見込み顧客に対してセミナーを開催することがあります。たくさんの人が参加するセミナーを円滑に運営するためには、事前の準備と場所選びが重要です。 この記事では、セミナーの開催準備としてやるべきことや、場所選びのポイントを解説します。

セミナーを開催するメリット

セミナーは、見込み顧客に対して自社商品やサービスをアピールしたり、マーケティングをしたり、顧客満足度を高めるなど、さまざまな目的で開催されています。

例えば、自社の商品やサービスに関連のあるテーマでセミナーを開催すれば、そのテーマに興味関心のある人だけを自然と集めることが可能です。情報提供者という立場で自社商品やサービスをすすめやすく、参加者の購買意欲を育みやすいというメリットがあります。

セミナーを通して有益な情報を提供し、役に立ったと感じてもらえれば、自社への信頼につながるでしょう。

セミナーの開催準備、やるべきことは？

続いては、セミナーを開催するために必要な準備、やるべきことについて紹介します。

テーマを決める

まずは、どんなセミナーを開催するのか、テーマを決めることから始めましょう。
企業がセミナーを開催する目的は、自社の商品やサービスを認知してもらい、購買行動につなげることにあります。ターゲットとなる顧客像を明確にし、自社の商品やサービスに関連するテーマを選ぶことが大切です。

会場を探す

セミナーのテーマが決まったら、どれくらいの集客が見込めるかを予想したうえで、会場選びを始めましょう。
セミナーを開催する会場は、主要駅からのアクセスが良く、分かりやすい場所を選ぶことが大切です。また、遠方から訪れる参加者が想定される場合は、周辺に宿泊施設がある会場やホテル付き貸し会議室を選ぶと便利でしょう。

告知・集客をする

セミナーの会場、日時が決まったら、しっかりと告知をして集客をしましょう。
セミナーの告知方法としては、自社のホームページに掲載し、見込み顧客に対してメールマガジンなどで呼びかけるほかに、セミナーの告知サイトを利用する方法もあります。
また、SNSを上手に活用することで、低コストで効果的なセミナー告知が可能です。

進行台本を作る

セミナーの運営をスムーズに行うには、当日のタイムスケジュールや進行台本を作成しておくことをおすすめします。
セミナー当日は予期せぬハプニングが起こることも想定し、ギリギリのタイムスケジュールではなく、余裕を持った時間配分を心がけましょう。

スタッフマニュアルを作る

セミナーの開催当日には、受付スタッフや誘導スタッフなど、規模に応じて複数のスタッフを配置しなければいけません。
役割別のスタッフマニュアルを作っておくと、スタッフそれぞれが当日慌てることなく動きやすくなります。

セミナー資料を用意する

セミナー当日に配布する資料は、遅くとも開催前日までに用意して印刷しておきましょう。
このとき、一緒に配布できるよう自社の商品やサービスに関連する資料も用意しておくのがポイントです。
また、セミナーは参加者の悩みや属性など今後のマーケティングに役立つ情報を手に入れられる良い機会です。参加者にはアンケートも配布し、情報収集にも活用しましょう。

セミナーの開催場所を選ぶポイント

セミナーの開催場所は、参加者目線で理想的な会場を用意することが大切です。
ここからは、セミナーの開催場所を選ぶポイントをいくつか紹介します。

アクセスがしやすい

セミナー開催場所は、なるべく駅から近く、初めての人でも迷わずにたどり着ける会場を選ぶことが大切です。
入り口が分かりにくい会場の場合は、誘導スタッフを準備したり、看板を設置したりといった配慮も必要となります。
また、アクセスが悪く不便な場所でセミナーを開催するときは、貸切バスを用意するなど交通手段を用意しておくと親切です。

広さ・レイアウト

セミナーを開催する場合、実際にどれくらいの参加者が訪れるかは当日になってみないと分からないことが多いです。
そのため、集客予定人数に合わせた広さの会場を選ぶのはもちろん、参加人数に応じて柔軟にレイアウト変更ができる会場を選ぶと便利です。

静かで落ち着ける

セミナーの開催は、静かで落ち着ける会場を選ぶことも大切です。
例えば、屋外から道路や電車の走行音が聞こえたり、隣の会議室の声や音が聞こえたりするような会場では、集中力が途切れてしまう可能性があります。
また、天井が高く開放感のある貸し会議室などを選ぶと、参加者がリラックスした状態でセミナーを受けられるでしょう。

休憩時間も快適に過ごせる

長時間のセミナーを開催する場合、休憩時間を挟むことがあります。
セミナー会場を選ぶときは、参加者が休憩時間も快適に過ごせるかどうかを確認しておくと良いでしょう。コーヒーブレイクできるようなカフェや自動販売機があるか、近隣にコンビニなどがあるかも調べておくと安心です。

セミナーの開催場所はL stay & grow にご相談ください

L stay & grow は、東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分の立地にある貸し会議室付きホテルです。大小さまざまなカンファレンスルーム（貸し会議室）が設けられており、セミナー開催に利用できるさまざまな備品のレンタルも行っています。
また、レストランや宿泊ルームも充実しているため、遠方からの参加者がいるセミナー開催にも適しています。

東京都内でセミナーを開催する際は、ぜひL stay & grow にお気軽にご相談ください。