講演会とは？目的やメリット、セミナーや講習会との違いを解説

ビジネスシーンにおいて、著名人や外部からの講師を招いて講演会を企画することがあります。 この記事では、講演会とは何か、目的やメリット、企画や準備の流れについて詳しく紹介していきます。講演会の企画や運営を任された際は、ぜひ参考にしてください。

講演会とは

講演会とは、集まった大勢の人に向かって、テーマに沿った話をするための会です。
講演会に似た集会としては、「セミナー」や「講習会」などがあり、混同する方も珍しくありません。まずは、それぞれの言葉の意味や定義を覚えておきましょう。

セミナーとの違い

セミナーは、ドイツ語の「ゼミナール」が語源となった言葉で、もともとは大学のゼミのように、教授や教師などの指導者が、少人数の生徒とともに講義や研修を行うことを指していました。
現在では、特定のテーマに興味や関心を抱く人を一般から募って開催されるイベントを指し、人数は30人〜50人の中規模で行われることが多くなっています。

講習会との違い

講習会とは、複数の生徒が教師などの指導者から1つのテーマを学ぶための集会です。
代表的なものには、学習塾の「夏期講習会」などがあります。
セミナーと同じく、受講者は自分の意思で自主的に参加します。

研修・勉強会との違い

研修や勉強会は、複数の生徒が集まって学び合うための集会です。
必ずしも指導者がいるとは限りません。テーマに沿った意見や知識を持ち寄って、情報交換を行うための場とも言えるでしょう。

講演会を開催する目的・メリット

講演会は、ビジネスシーンにおいて企業が開催するケースも多いです。
講演会を開催する目的やメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

一度に多くの人を集めることができる

企業が著名な講師や有名人を招いて講演会を行うことで、多くの人を集めることができます。
大勢が収容できる施設で行えば、数百人〜数千人の集客を狙うことも不可能ではありません。

営業活動につながる

講演会に参加してくれるのは、特定のテーマに関心が強い人々です。
自社の事業につながるテーマで講演会を行えば、参加者たちに営業活動を行うことができるでしょう。
営業目的で講演会を開催している企業は多く、実際に大きな収益を上げるケースも珍しくありません。

講演会の企画・準備の流れ

講演会の企画や準備は、以下のような流れで進めましょう。

1. ① 講演会のテーマを決める
2. ② 日時を決める
3. ③ 会場を選び、予約する
4. ④ 講演会の講師を決めて、依頼する
5. ⑤ 講演会の当日の流れ、司会進行の担当者を決める
6. ⑥ チラシやポスターで、講演会の告知を行う
7. ⑦ 講演会当日
8. ⑧ 講演会の講師にお礼状を送付する
9. ⑨ 講演会の参加者にお礼状を送付する

まずは、自社の営業活動につながるようなテーマを決めます。
次に、人が集まりやすい日時や、収容人数に合わせた会場を予約しましょう。同時に講師にも早めに依頼しておくと安心です。

当日の流れや司会担当者を決めたら、リハーサルを行います。
司会を担当することになったら、講演会の講師の名前や職業、略歴などは事前に調べて、台本としてまとめておくと安心です。

講演会の参加者には、アンケートへの記入を促し、住所や名前などの個人情報を記載してもらいます。「講演会は役に立ったか」など、満足度を問う設問を用意することで、今後の講演会の企画に役立てることができるでしょう。

講演会の後は、講師とともに参加者に対してもお礼状を出しましょう。その際、営業活動につながるようなチラシなどの販促品を同封するのもおすすめです。

講演会の会場を選ぶポイント

ここからは、講演会成功のために重要な会場選びのポイントを紹介します。

アクセスしやすい立地

講演会の集客のために欠かせないのが、アクセスの良さです。駅から近く、遠方から初めて来る人でも迷わずに辿り着けるような会場を選びましょう。
入り口が分かりにくい場合は誘導スタッフを配置したり、看板を設置しておくと親切です。会場が駅から遠い場合は、送迎バスなどを手配するケースもあります。

広さは十分か

多くの人を集めて講演会を行うなら、想定される収容人数に合わせた会場選びが必要です。
とはいえ、広すぎる会場を選ぶと費用が高くなり、空席が目立つようになってしまいます。
参加者の人数は当日まで分からないため、人数に合わせて柔軟にレイアウトを変更できる会場を選んでおくと安心です。

雰囲気も大切

講演会では、参加者がゆっくりと集中して講師の話を聞くことができる環境が必要です。
会場の下見の際には、車の走行音や隣の部屋の話声など、外部の音が部屋のなかに入ってこない、静かな環境が整っていることを確認しましょう。
館内放送によって参加者の集中が途切れてしまう可能性もあるため注意が必要です。
同一施設内で、同時間に行われるイベントの内容も確認しておくと良いでしょう。

設備や備品のレンタルが可能か

マイクやプロジェクター、ホワイトボードやスクリーンなど、講演会で講師や司会者が使用する備品は、持ち込むよりも会場で借りたほうが負担を軽減できます。
当日の持ち込み荷物が少なくなるように、備品が揃った会場を選びましょう。
設備や備品、レンタル料金などは会場によって異なるので、無料か有料かも含めて事前に確認が必要です。

予算に合わせて

講演会は参加費無料で開催するケースが多いです。
そのため、予算をあらかじめ設定し、その範囲で企画・運営を行うことが大切です。
同じ会場であっても、時間帯によって料金が異なるケースもあるので、詳しくは会場に直接問い合わせすることをおすすめします。

休憩時間は快適に過ごせるか

講演会によっては、2部制などで休憩時間を儲けるケースもあります。
会場内にラウンジスペースやコーヒーブレイクできるカフェ、自販機などがあれば、長時間の講演会も快適に参加してもらえるでしょう。

講演会の会場はL stay & growにご相談ください

著名人や講師が特定のテーマに沿って話をする講演会は、企業が営業活動の一環として企画するケースもあります。
講演会の会場については、アクセスや広さなどの条件はもちろん、雰囲気や予算に合うかどうかなど、総合的に判断して決定する必要があるでしょう。

東京近郊で講演会の会場をお探しなら、ぜひ一度「L stay & grow 」までご相談ください。
L stay & grow は東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分とアクセスに優れており、カンファレンスルームと合わせて宿泊用の客室もあり、お客様のご要望に沿ったご提案が可能です。
講演会の会場を選ぶ際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。