学会とは？意義や目的、適した会場の種類・選び方を解説

学会とは、学者や研究者が、自分の研究成果を発表するための会です。 今回は、学会の意義や目的、学会に適した会場の種類や選び方について解説します。学会の企画や運営を任され、会場選びに迷っているという人は、ぜひ参考にしてみてください。

学会とは？

学会は、学者や研究者が、日頃行っている研究の成果を発表して、その妥当性を検討したり論議したりするための場所です。

学会の意義や目的

学会は、研究者が自身の論文を発表することで実績につなげる大事な場です。
同一分野の研究者が集まる貴重な機会であり、研究者同士の交流の場としても活用されています。

学術大会との違い

学会と似たような会として、学術大会があります。
学術大会は、特定の分野や学術内容に興味を持つ人に向けて講演を行ったり、パネルディスカッションが行われる集会です。
学会は主に研究者のみが集まる会ですが、学術大会では対象が一般の人にまで広がります。

学術集会との違い

学術集会は、学術大会とほぼ同義の意味を持つ言葉です。
特定の分野や学術分野に興味を持つ人を対象にした集まりで、最新の情報について共有したり、意見交換を行ったりできる場となっています。

学会に適した会場の種類

学会の企画や運営を任された場合、まず決めなければならないのが会場です。
一般的に、学会には以下のような場所が適しています。

イベントホール

数百人を収容できるイベントホールでは、大規模な学会を開催できます。
プロジェクターやスクリーン、マイクなどの設備や機材も整っているので、会場にあるものをそのまま利用できます。
また、照明スタッフや音響スタッフも待機しているので、機材の操作もプロに任せることができるでしょう。
ただし、大きなイベントホールはスタッフの人件費もあり利用料金が高くなるので、予算に合わせて選ぶことが大切です。

貸し会議室

数百名以下の小規模・中規模の学会であれば、貸し会議室で開催することもできます。
貸し会議室であっても、プロジェクターやスクリーン、マイクなどの音響機材が完備されている場合がほとんどです。
ただし、専任のスタッフはいないので、自力で操作する必要があります。貸し会議室なら、デスクやチェアのレイアウトを変更しやすいので、人数に合わせて自由に会場設営ができるでしょう。

カンファレンスホテル（会議室付きホテル）

カンファレンスホテルとは、貸し会議室付きのホテルのことです。
宿泊施設が一緒になっているので、遠方から出席する人も別にホテルを手配する手間が省けます。
もちろん、貸し会議室は機材なども揃っているので、学会の会場に適しています。

学会に適した会場の選び方

学会に適した会場を選びたい場合には、以下のようなポイントをチェックしてみましょう。

アクセス・周辺環境

学会を開催するなら、あらゆる場所からのアクセスに優れた場所を選ぶ必要があります。
駅から徒歩圏内の会場を選ぶことが望ましいでしょう。
また、周辺環境についても合わせて確認しておきましょう。ちょっとした飲み物を買うことができる自販機や、コンビニがあれば便利です。

内装や雰囲気

学会の雰囲気は、会場の雰囲気に左右されます。
洗練された静かな雰囲気の会場が相応しいでしょう。
会議室だけではなく、エントランスや休憩スペースとなるラウンジなどの雰囲気も確認しておきましょう。

利用できる部屋の数

学会を開催した後には、分科会と言われる細かい分野ごとの研究者が集まる会が開かれるケースもあります。
そのため、学会会場は利用できる部屋の数についても確認しておきましょう。
全体の学会を行った後、各分野に分かれて分科会を行う予定がある場合は、同一施設内の別室で行うほうがスムーズです。

機材などの設備

プロジェクターやスクリーンなどの機材、音響設備、照明などが必要な場合は、それらが完備された会場を選びましょう。
部屋の使用料金とは別に設備のレンタル料金が必要な場合もあるため、料金や利用条件については事前に確認しておくと安心です。
また、大規模なホールなどでは音響や照明の専任スタッフがいる場合が多いですが、貸し会議室では機材のオペレーションも自分たちで行う必要があります。
操作方法についても、事前に確認しておきましょう。

宿泊施設が近い

遠方から参加する研究者が多い学会は、宿泊施設の近くにある会場を選ぶのが良いでしょう。
ベストなのはカンファレンスホテル（会議室付きホテル）です。
同一建物内に会議室と宿泊施設があるので、移動する手間がなく、レストランがあれば朝食や夕食も施設内で済ませることができます。
また、2日に渡って1日目に学会、2日目に分科会を開催する場合にも、カンファレンスホテルを手配するのがおすすめです。

学会の会場はL stay & grow 南砂町にご相談ください

学会は、研究者の論文発表の場所であると同時に、同一分野の研究者同士の貴重な交流の場所としても活用されています。
そんな学会の企画や運営を任された場合、まず初めに決めなければならないのが開催場所です。学会の会場としては、機材や設備が整っているイベントホールや貸し会議室が適しています。また、学会の後に分科会も開催するなら、貸し会議室が複数ある会場を手配する必要があるでしょう。

東京で学会の開催に適した会場を探すなら「L stay & grow 」をご検討ください。

L stay & grow は、東京メトロ東西線南砂町駅から徒歩5分の場所にあるカンファレンスホテルです。東京駅や品川駅、新宿駅など主要駅からのアクセスに優れていて、羽田空港からも45分程度でアクセスできるため、全国から研究者が集う学会の開催にも適しています。
また、大小さまざまなカンファレンスルームを全部で18室完備されているため、分科会の開催にも対応可能です。施設内には、ラウンジスペースやレストランもあるので、休憩時間や夜間も快適に過ごすことができます。もちろん、プロジェクターやスクリーンなどのレンタルにも対応しています。
会場のレイアウトには複数のパターンがあり、お客様のご要望に合わせて手配が可能です。
学会の会場選びに迷われているなら、L stay & grow までお気軽にご相談ください。